شاید بارها به این فکر کرده باشید که کاش می‌شد در خانه یک شغل پر درآمد داشته باشید؛ و حتی بارها شغل‌های مختلفی را در خانه امتحان کرده باشید، اما آن چنان به دل شما ننشسته باشد! یا حتی درآمدش برای شما کافی نبوده؛ از طرفی، شاید به‌عنوان یک مدیر خواسته باشید، یک دستیار شخصی داشته باشید، اما شرایط مناسب برای استخدام دستیار شخصی حضوری را نداشته باشید. در این مقاله می‌خواهیم از شغلی صحبت کنیم که نیاز شما (چه کارفرما باشید و چه جویای کار) را به برطرف می‌کند و آن شغلی نیست جز «دستیار مجازی». با ما همراه باشید تا در این مقاله از مجله اینترنتی کاپریلا شغل دستیار مجازی را به‌طور کامل باهم بررسی کنیم.

دستیار مجازی یعنی چه؟

تعریف ساده‌ی «دستیار مجازی» عبارت است از دستیار شخصی که تمامی فعالیت‌های خود را «به‌صورت آنلاین» و  «از طریق دورکاری» انجام می‌دهد. اما اگر بخواهیم یک تعریف کامل‌تر و تخصصی‌تر برای دستیار مجازی ارائه دهیم، باید بگوییم که دستیار مجازی، شخصی است که به‌صورت مستقل، خدمات اداری مختلفی را در خارج از محیط شرکتی (در خانه یا هرجای دیگری که راحت است) انجام می‌دهد. یک دستیار مجازی می‌تواند خانه‌ی خود را تبدیل به محیط کاری کند یا اینکه یک محیط کاری در خارج از خانه (مانند کافه‌هایی که میز کار دارند یا در محیط‌های کار اشتراکی) تمامی فعالیت‌های خود را به‌صورت آنلاین و دورکاری انجام دهد.

به‌طور عمومی کسانی که به شغل دستیار مجازی روی می‌آوردند، قبلاً تجربه‌ی کار حضوری به‌عنوان دستیار شخصی یا دستیار اداری در محیط‌های شرکتی و اداری را داشته‌اند؛ اما با این حال برای فعالیت به‌عنوان دستیار مجازی، باز هم باید آموزش‌های لازم جهت ورود به دنیای مجازی و فعالیت در برخی از پلتفرم‌های آنلاین را یاد بگیرند.

دستیار مجازی – یکی از بهترین فرصت های شغلی دورکاری
دستیار مجازی
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

وظایف دستیار مجازی چیست؟

دستیاران مجازی، با توجه به کارفرمایی که دارند و همچنین نیازهای آن کارفرما برای استخدام یک دستیار مجازی، وظایف مختلفی خواهند داشت! اما اگر به‌طور کلی وظایف یک دستیار مجازی را بیان کنیم باید گفت که یک دستیار مجازی، می‌تواند به جای دستیار اجرایی، اداری، شخصی یا حتی منشی (!!) فعالیت داشته باشد که فعالیت در هر کدام از آنها نیازمند مهارت‌ها و دانش خاص خود می‌باشد؛ پس به‌طور کلی و عمومی، وظایف یک دستیار شخصی عبارت‌اند از:

  • مدیریت برنامه‌های کاری
  • تنظیم قرارهای ملاقات
  • انجام برخی از امور حسابداری
  • تنظیم سفرهای کاری
  • ثبت اسناد و نامه‌ها
  • ساماندهی اسناد و پرونده‌ها
  • پیگیری نامه‌ها و امور مختلف
  • پاسخگویی به تماس‌ها و ایمیل‌ها
  • بررسی مشتریان بالقوه
  • فعالیت در شبکه‌های اجتماعی

در ادامه، هر یک از وظایف ذکرشده در بالا را تشریح می‌کنیم.

لیست وظایف دستیار مجازی
لیست وظایف دستیار مجازی
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

مدیریت برنامه‌ های کاری

یکی از اصلی‌ترین وظایف هر دستیار شخصی، مدیریت برنامه‌های کاری کارفرمای خود می‌باشد. شما به‌عنوان یک دستیار مجازی باید به‌صورت روزانه، هفتگی و حتی ماهانه برنامه‌ی کاری مدیر یا کارفرمای خود را به نحو احسن مدیریت کنید تا در کمترین زمان به آنها رسیدگی نمایید؛ لطفاً این را هم در نظر داشته باشید که در طول کار، امکان دارد برخی از برنامه‌ریزی‌های شما به دلایل مختلفی از جانب کارفرما یا عوامل دیگر به هم بریزد، در این حالت، شما به‌عنوان یک دستیار مجازی باید به سرعت تغییر در لیست برنامه‌ها را مدیریت کنید تا کارها به‌درستی انجام شوند.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

تنظیم قرارهای ملاقات

تنظیم قرارهای ملاقات، زیر مجموعه‌ای از مدیریت برنامه‌های کاری می‌باشد؛ اما چرا آن را جداگانه بیان کرده‌ایم؟ تنظیم قرارهای ملاقات گاهی پیچیده‌تر از آن چیزی است که فکر می‌کنید و باید برای اینکه فردی یا شرکتی با کارفرمای شما ملاقات کند، استراتژی داشته باشید! بگذارید کمی بیشتر این موضوع را باز کنیم:

در تجارت و بیزینس طرز برخورد و هنر معامله کردن، یکی از مهم‌ترین فاکتورهایی است که در ملاقات‌های حضوری یا مجازی باید به آن توجه کنید و برای این که در ملاقات خود پیروز باشید، باید اطلاعات کافی داشته و استراتژی‌های مناسبی برای قبل از قرار ملاقات، در حین ملاقات و بعد از آن، برای کارفرمای خود طرح کنید؛ به همین منظور، اینکه در چه زمانی و با چه سطحی از آمادگی (کارفرما)، قرار ملاقاتی تنظیم می‌کنید، در شغل دستیار مجازی بسیار حائز اهمیت است.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

انجام برخی از امور حسابداری

جدای از بخش حسابداری که در هر مجموعه و شرکتی به‌صورت تخصصی امور حسابداری را انجام می‌دهند، یک دستیار مجازی هم باید درک و دانش بالایی در حسابداری داشته باشد تا بتواند امور مختلفی مانند: بررسی فیش‌های حقوقی، نظارت بر روی کانال‌های ورودی و خروجی سرمایه، تطبیق حساب‌ها و… را انجام بدهد.

حسابداری – از بهترین مشاغل فریلنسری
حسابداری
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

تنظیم سفرهای کاری

برای رفتن به یک سفر کاری، هماهنگی‌های مختلفی وجود دارد؛ از جمله: محل استقرار، بلیط‌های رفت و برگشت، هماهنگی‌های لازم برای کارهایی که در سفر باید انجام داد و… . تمامی کارهایی که گفته شد بر عهده‌ی شما است. از این رو، شما باید به‌عنوان یک دستیار مجازی به نحو احسن آنها را مدیریت کنید تا کارفرمای شما، یک سفر بی‌نقصی داشته باشد و بتواند نتیجه‌ی مثبتی از سفر کاری خود داشته باشد.

تنظیم سفرهای کاری
تنظیم سفرهای کاری
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

ثبت اسناد و نامه‌ ها

یکی دیگر از کارهایی که جزو وظایف دستیار مجازی می‌باشد، ثبت اسناد و نامه‌های اداری است که به دست شما می‌رسد؛ برای دستیابی به این مقصود، باید حواستان باشد که این اسناد و نامه‌ها را در دسته‌بندی مناسبی ثبت کنید تا بعدها بتوانید آن‌ها را در صورت نیاز به راحتی پیدا کنید؛ همچنین برای نامه‌های ورودی یا خروجی باید شماره‌های درستی تعیین کنید تا رهگیری و پیگیری‌های لازم به‌درستی صورت بگیرد.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

ساماندهی اسناد و پرونده‌ ها

زمانی که به‌عنوان یک دستیار (چه حضوری و چه مجازی) استخدام می‌شوید، احتمال اینکه دستیار قبلی اسناد و مدارک را به‌درستی ثبت و دسته‌بندی نکرده باشد، بسیار زیاد است؛ یکی از اولین اقدامات شما به‌عنوان یک دستیار مجازی پس از ورود به یک شرکت، ساماندهی اسناد، نامه‌ها و پرونده‌هایی است که به‌درستی دسته‌بندی نشده‌اند؛ زیرا اگر این کار را انجام ندهید، در طول کار ممکن است دائما به مشکل بر بخورید و کار برای شما سخت خواهد شد.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

پیگیری نامه ‌ها و امور مختلف

پیگیری موضوعات و امورات مختلف تا به سرانجام رسیدن آنها، یکی دیگر از وظایفی است که شما باید به‌عنوان دستیار مجازی انجام دهید. از آنجایی‌که کارِ شما به‌صورت آنلاین و دورکاری می‌باشد، برای همین، فعالیت فیزیکی زیادی برای پیگیری نخواهید داشت و تمامی پیگیری‌ها از طریق تلفن یا دیگر سیستم‌های ارتباطی صورت می‌گیرد؛ تنها نکته‌ای که باید رعایت کنید ایجاد لیستی از کارها و نامه‌هایی است که نیاز به پیگیری دارند و تعیین زمان مشخصی برای پیگیری و به سرانجام رساندن آنها.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

پاسخ گویی به تماس‌ ها و ایمیل‌ ها

دستیاران مجازی، پل ارتباطی افراد مختلف با مدیران و کارفرمایان می‌باشند؛ زیرا بسیاری از افراد، قبل از ایجاد ارتباط با شخص اصلی (کارفرما یا مدیر) با دستیاران آنها ارتباط برقرار می‌کنند و سپس به سمت مدیر (کارفرما) هدایت می‌شوند و وظیفه‌ی شما به‌عنوان دستیار مجازی، پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و حتی پیام‌های شبکه‌های مجازی می‌باشد تا در صورت نیاز افراد مختلف را به سمت کارفرمای خود هدایت نمایید.

دستیار مجازی از بهترین مشاغل فریلنسری
دستیار مجازی
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

بررسی مشتریان بالقوه

شاید فکر کنید که این وظیفه‌ی تیم بازاریابی و فروش است! و باید بگوییم تا حدودی درست فکر کرده‌اید؛ اما بخشی از این بررسی مشتریان بالقوه، مخصوصاً آن دسته از مشتریانی که قرار است با کارفرمای شما ملاقات داشته باشند، بر عهده‌ی دستیار مجازی (یعنی شما) می‌باشد. در قسمت قبل گفتیم که به‌عنوان دستیار مجازی، شما پل ارتباطی افراد مختلف با کارفرما می‌باشید و مشتریان بالقوه و شرکت‌های همکار هم جزوی از این افراد هستند؛ پس قبل از اینکه آنها با مدیر یا کارفرمای شما دیدار کنند، نیاز است یک پروفایل شخصیتی و کاری از آنها برای مدیر یا کارفرمای خود تهیه کنید.

علاوه‌بر مواردی که گفته شد، یکی دیگر از کارهایی که در بخش بررسی مشتریان بالقوه با آن طرف هستید، پیدا کردن مشتریان بالقوه در پلتفرم‌های اجتماعی می‌باشد؛ به‌عنوان مثال یک دستیار مجازی باید بتواند مشتریان بالقوه را از طریق وب‌سایت‌های مختلفی مانند: لینکدین پیدا نموده، آنها را بررسی کرده و در نهایت به کارفرمای خود اطلاع دهد تا در صورت موافقت، آنها را جذب کسب و کار خود کنند. به‌طور خلاصه، وظایف یک دستیار مجازی در بحث بررسی مشتریان عبارت‌اند از:

  • بررسی رفتار مشتریان
  • نظارت و بررسی فعالیت رقبا و همکاران
  • پیدا کردن مشتریان بالقوه در شبکه‌های اجتماعی
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

فعالیت در شبکه ‌های اجتماعی

امروزه نفوذ شبکه‌های مجازی و دنیای مجازی در زندگی شخصی، اجتماعی و کاری افراد به شدت زیاد شده است؛ همچنین امروزه دنیای تجارت هم دستخوش تغییرات بزرگی بوده است که در نتیجه‌ی آن، ما شاهد فعالیت گسترده‌ی شرکت‌های بزرگ و کوچک در شبکه‌های اجتماعی و دنیای اینترنت هستیم. از این رو، دستیاران مجازی – علاوه‌بر وظایفی که در بالا گفته شد – ممکن است وظیفه‌ی فعالیت در شبکه‌های اجتماعی و همچنین نظارت بر آنها را به عهده بگیرند که این امر نیازمند شناخت راه‌های دیجیتال مارکتینگ و روش‌های برقراری ارتباط در دنیای دیجیتال می‌باشد. لذا از جمله کارهایی که یک دستیار مجازی در حوزه‌ی فعالیت در شبکه‌های اجتماعی باید انجام دهند، عبارت‌اند از:

  • نظارت بر روی تولید محتوا
  • زمان‌بندی انتشار پست‌ها
  • پاسخ‌گویی به کاربران
  • جذب کاربران بیشتری
  • بررسی و تعیین استراتژی‌های دیجیتال مارکتینگ
ادمین شبکه‌های اجتماعی – از بهترین مشاغل فریلنسری
فعالیت در شبکه های اجتماعی
پیشنهاد آموزشی مرتبط:

دستیار مجازی به چه مهارت هایی نیاز دارد؟

همان‌طور که گفتیم برای تبدیل شدن به دستیار مجازی، نیازی نیست آموزش‌های پیچیده و دوره‌های سختی بگذرانید، بلکه به سادگی قادر خواهید بود مهارت‌های لازم برای تبدیل شدن به یک دستیار مجازی را کسب نمایید؛ اما چه مهارت‌هایی برای تبدیل شدن به دستیار مجازی نیاز است؟ یک دستیار مجازی همه‌فن‌حریف، باید مهارت‌هایی همچون آشنایی با تکنولوژی‌های ارتباطی، کار با کامپیوتر، آشنایی با سیستم‌های ثبت و مدیریت اسناد و مدارک، فن بیان، حسابداری، قدرت بالای برنامه‌ریزی و مدیریت و این قبیل موارد را داشته باشد.

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

مزایای شغل دستیار مجازی چیست؟

 شغل دستیار مجازی مانند هر شغل دیگری، 2 بخش دارد: بخش کارفرما و بخش کارمند. مزایای دستیار مجازی بودن (بخش کارمند) این است که شما می‌توانید در هر محیطی که راحت هستید، وظایف خود را انجام بدهید و همچنین فعالیت فیزیکی زیادی هم ندارید؛ همچنین حقوقی که دریافت می‌کنید، شناور است و می‌توانید بر اساس نوع کاری که انجام می‌دهید و یا مقدار ساعتی که کار می‌کنید، حقوق دریافت نمایید. شغل دستیار مجازی (برای کارفرما) هم مزایای بسیاری دارد؛ مانند: عدم نیاز به فراهم آوردن محیط کاری برای دستیار مجازی، پرداخت حقوق کمتر (به دلیل دورکار بودن دستیار مجازی)، تمرکز بیشتر بر روی کار و توسعه‌ی کسب‌وکاری که دارند، افزایش کیفیت کارها و… .

پیشنهاد آموزشی مرتبط:

لیست مقالات مشابه یا تکمیلی در حوزه کسب و کار

سخن پایانی در خصوص شغل دستیار مجازی

شغل دستیار مجازی از مزایای زیادی هم برای کارفرمایان و مدیران و هم برای کسانی که می‌خواهند به این کار مشغول شوند برخوردار است و فرصت‌های شغلی زیادی هم برای آن وجود دارد؛ اگر قصد ورود به این شغل را دارید می‌توانید با یادگیری و تقویت مهارت‌هایی که گفته شد، وارد این حوزه‌ی کاری بشوید و با کسب تجربه‌ی بیشتر، هم فرصت‌های شغلی گوناگونی در جلو شما قرار می‌گیرد و هم درآمد بیشتری کسب خواهید کرد.

امیدواریم که مطالعه‌ی این مقاله برای شما مفید واقع شده باشد و اطلاعات جامعی پیرامون شغل دستیار مجازی کسب کرده باشید. اگر شما مخاطب گرامی، نظر و دیدگاهی در خصوص «دستیار مجازی یعنی چه؟» دارید و یا نکته‌ی خاصی را می‌دانید که در این مقاله به آن اشاره نشده است، خواهشمند است دیدگاه‌های ارزشمند خود را از طریق بخش کامنت در انتهای این نوشتار به اشتراک بگذارید. همچنین در صورت صلاح‌دید می‌توانید، لینک این نوشتار را از طریق کانال‌ها و گروه‌هایی که در شبکه‌های اجتماعی عضو هستید به‌دست دوستان و آشنایان برسانید تا آنها نیز اگر درصدد این هستند که به یک دستیار مجازی تمام‌عیار تبدیل شوند، بتوانند از طریق اطلاعاتی که در این مقاله ذکر شده است، به هدف خود دست یابند. علاوه بر آن، می‌توانید ما را در اینستاگرام و تلگرام فالو کنید تا در زمینه جدیدترین روش‌ها، ترفندها و اخبار دیجیتال مارکتینگ و تکنولوژی به‌روز بمانید.

بر اساس رای 4 نفر
آیا این مطلب برای شما مفید بود؟
شما قبلا رای داده‌اید!
اگر بازخوردی درباره این مطلب دارید یا پرسشی دارید که بدون پاسخ مانده است، آن را از طریق بخش نظرات مطرح کنید.

«علی آبیار» دانش‌آموخته رشته مهندسی IT است و به نوشتن، موسیقی، شعر، طبیعت و البته برنامه‌نویسی و تکنولوژی‌های سطح وب علاقه دارد. رزومه تخصصی او بیشتر در زمینه «سئو و تولید محتوا» است؛ همچنین در رزومه تخصصی‌اش، چند پروژه برنامه‌نویسی وب، مدیریت وب‌سایت و توسعه محتوای آن‌ها دیده می‌شود. او تا به امروز، تولید و ویراستاری مطالب متنوعی از مجلات اینترنتی «کاپریلا» و «تاپریلا» در حوزه‌های: تکنولوژی، سئو، کسب و کار، دیجیتال مارکتینگ و… را به عهده داشته است. «علی آبیار» در حال حاضر به صورت فریلنسر بر روی پروژه‌های مختلف داخلی و خارجی در حوزه طراحی وب (Front-End) و سئو فعالیت می‌کند.

نظر شما چیست؟

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.