همه ما ۲۴ ساعت در طول یک شبانه‌روز زمان داریم تا کارهای خود را انجام دهیم؛ اما ممکن است تا به‌حال شنیده باشید که بعضی از افراد برای انجام کارهای خود زمان کافی ندارند و برعکس، بعضی‌ها حتی زمان هم اضافه می‌آورند. حالا ممکن است از خود بپرسید دلیل این همه تفاوت در نحوه استفاده از زمان توسط افراد مختلف چیست؟ پاسخ این سوال، به نحوه مدیریت زمان هر شخص مربوط می‌شود. برای اینکه بتوانیم به شما در مدیریت بهتر زمان خود کمک کنیم، تصمیم داریم تا در ادامه این مقاله از مجله کاپریلا، تمام نکات و راهنمایی‌های لازم را برای مدیریت زمان به شما بگوییم.
مدیریت زمان (Time Management) چیست؟
به بیان ساده، مدیریت زمان فرایندی است که در آن هر فرد، کارها و برنامه‌های خود را سازمان‌دهی می‌کند و زمان خود را برای انجام آن کارها تقسیم‌بندی می‌کند. با برنامه‌ریزی درست مدیریت زمان، می‌توانید بهره‌وری و دستیابی به اهداف خود را به حداکثر برسانید. برای اینکه بتوانید زمان خود را به درستی برنامه‌ریزی کنید، احتیاج به نکات و راهنمایی‌هایی دارید تا بتوانید به روش درستی این کار را انجام دهید. مدیریت زمان، توانایی استفاده بهینه و موثر از زمان است و می‌توان به آن، هنر زمان داشتن برای انجام هر کار دلخواه، بدون احساس استرس نیز گفت. مدیریت زمان، ساده به‌نظر می‌رسد اما باید برای تسلط به آن، تلاش کنید.
چرا مدیریت زمان مهم است؟
مدیریت زمان از این نظر اهمیت دارد که ممکن است ما زمان کمی برای انجام کارهای متعدد و متنوع خود داشته باشیم؛ بنابراین باید بتوانیم از زمانی‌که در اختیار داریم، به درستی استفاده کنیم و کارهای خود را تا حد امکان به شکلی مطلوب انجام دهیم. همچنین ممکن است در اطرافیان خود ببینید کسانی که زمان خود را به اصطلاح مدیریت می‌کنند، معمولاً کارهای خود را به موقع تمام می‌کنند. نکته‌ای که باید بدانید این است که این افراد از همان ابتدا این‌گونه نبودند که بتوانند تمام کارهای خود را به درستی و به موقع انجام دهند، بلکه با استفاده از تکنیک‌های مدیریت زمان توانسته‌اند تا حدود زیادی موفق باشند. در واقع این‌گونه افراد کارهایی را که در اولویت هستند را انجام می‌دهند و کارهای جزئی‌تر را کنار می‌گذارند یا به بعد موکول می‌کنند. برای شروع بیایید ابتدا با مفهوم کارهای فوری و کارهای مهم آشنا شویم.
- کارهای «فوری» کارهایی هستند که ممکن است مهم باشند یا نباشند یعنی می‌توانید آنها را اولویت خود قرار ندهید اما به توجه و رسیدگی فوری شما نیاز دارند.
- کارهای «مهم» واقعاً اهمیت دارند، اگر آنها را انجام ندهید ممکن است عواقب بدی برای شما و یا دیگران داشته باشند.
چند مثال را با هم مرور کنیم:
- «پاسخ دادن به تماس تلفنی» یک کار فوری محسوب می‌شود چون اگر جواب ندهید، تماس را از دست خواهید داد. فوری بودن، لزوماً به معنی مهم بودن نیست و می‌توانید تماس را جواب ندهید تا دوباره تماس بگیرد یا خودتان در فرصت بهتر، با او تماس بگیرید.
- «مسواک زدن» یک کار مهم است چون ممکن است باعث پوسیدگی دندان، درد دندان و هزینه‌های درمانی بالا شود. مسواک زدن در زمان دقیق و فوری، الزامی نیست اما حتماً باید انجام بشود.
- «به‌دنبال فرزندان رفتن پس از پایان مدرسه» کاری مهم و فوری است. از طرفی حتماً باید انجام شود (کار مهم) و همچنین برای جلوگیری از خطرات احتمالی، نباید با تاخیر انجام شود (فوری).
- «چرخ زدن در اینستاگرام» نه فوری است و نه مهم؛ اگر انجام نشود ضرری نخواهیم دید (پس مهم نیست)، اگر با تاخیر انجام شود و یکی دو ساعت بعد به اینستاگرام مراجعه کنیم، هیچ چیزی از دست نخواهیم داد (پس فوری نیست).
این تفاوتی که بین کارهای فوری و مهم وجود دارد می‌تواند کلید اصلی اولویت‌بندی زمان شما باشد. با بررسی نتایج و عواقب انجام این کارها شما متوجه می‌شوید که چه کاری را زودتر باید انجام دهید و چه کارهایی را می‌توانید به زمان آینده موکول کنید. البته به یاد داشته باشید که کارهای مهم و فوری همیشه وضعیت ثابتی ندارند، زیرا گاهی اوقات ممکن است کارهای فوری تبدیل به کارهای مهم شوند؛ در این‌صورت باید آنها را اولویت خود قرار دهید. پیشنهاد می‌شود کارهای خود را چک کنید تا مطمئن شوید که هیچ‌کدام از وظایف خود را از دست نداده‌اید.
مزایای مدیریت زمان چیست؟
توانایی مدیریت زمان برای هر شخصی بسیار مهم است. مدیریت خوب زمان باعث موفقیت بیشتر در کارها، استرس کمتر و بهره‌وری در رسیدن به اهداف می‌شود. در ادامه برخی از مزایای مدیریت مؤثر زمان آورده شده است:
- کاهش استرس: هنگامی‌که یک برنامه کاری و روزانه منسجم و هدفمند داشته باشید، باعث می‌شود اضطراب و استرس شما نسبت به عقب افتادن و یا انجام نشدن کارهایتان کمتر شود. هنگامی‌که یک لیست از کارهای خود تهیه کنید، می‌توانید آن را بررسی کنید و ببینید که آیا پیشرفت خاصی داشته‌اید یا نه. این به شما کمک می‌کند تا نگرانی درباره انجام کارهای خود نداشته باشید.
- زمان بیشتر: مدیریت زمان به شما کمک می‌کند تا بتوانید زمان بیشتری برای خود ذخیره کنید و آن را برای امور روزمره و دلخواه خود صرف کنید. بیشتر افرادی که زمان خود را مدیریت می‌کنند می‌توانند زمان بیشتری را صرف کارهای روزمره، سرگرمی‌ها و فعالیت‌های شخصی خود کنند.
- توانایی تحقق اهداف: افرادی که توانایی مدیریت زمان خود را دارند نسبت به دیگران بهتر می‌توانند اهداف و وظایف خود را مدیریت کنند. حتی بیشتر اوقات این افراد خیلی زودتر از دیگران به هدف موردنظر خود می‌رسند.
- فرصت‌های بیشتر: مدیریت زمان می‌تواند شما را به سمت فرصت‌های جدیدی هدایت کرده و از زمان‌های غیر مفید و اصطلاحاً مُرده برای کارهای ارزشمندتر استفاده می‌کند.
پیامدهای مدیریت ضعیف زمان چیست؟
گردش کار ضعیف
اگر نتوانید برنامه‌ریزی درستی برای مدیریت زمان خود داشته باشید و یا به اهدافتان پایبند نباشید، مسلماً در کارهایتان نتیجه مطلوب را نخواهید گرفت. به‌طور مثال فرض کنید اگر چندین کار مهم برای انجام دادن داشته باشید یک برنامه‌ریزی درست می‌تواند این کارها را مدیریت کند، اما اگر قبل از شروع به کار برنامه‌ریزی نکرده باشید، ممکن است مجبور شوید کارهای خود را نیمه‌کاره رها کنید و به سراغ کار بعدی بروید در نتیجه، بهره‌وری کار شما به شدت پایین می‌آید.
وقت تلف شده
مدیریت ضعیف زمان باعث می‌شود وقت شما هدر رود. به‌طور مثال هنگامی‌که با دوستان خود در شبکه‌های اجتماعی صحبت می‌کنید و هم‌زمان درس می‌خوانید، حواس خود را پرت می‌کنید و در نتیجه زمان خود را تلف کرده‌اید.
از دست دادن کنترل
اگر برنامه‌ریزی درستی نداشته باشید، نمی‌دانید که وظیفه بعدی که قرار است انجام دهید چیست و در نتیجه کنترل زندگی خود را از دست می‌دهید. این موضوع می‌تواند عواقبی مانند افزایش استرس و اضطراب داشته باشد.
کیفیت پایین کار
مدیریت ضعیف زمان و با عجله انجام دادن وظایف خود باعث می‌شود کیفیت کار شما به شدت پایین بیاید.
از دست دادن شهرت و اعتماد
اگر مشتریان و یا همکاران شما نتوانند برای انجام به موقع وظایف، به شما تکیه کنند باعث می‌شود تصورات آنها درباره شما خراب شود. در نتیجه اگر مشتریان عملکرد ضعیف شما را ببینند، اعتماد خود را نسبت به شما و کسب و کارتان از دست می‌دهند که این باعث شکست کار شما می‌شود.
مدیریت کمبود زمان در روز
اگر در طول روز با کمبود زمان مواجه هستید و نمی‌توانید مشکل خود را حل کنید روش‌های مؤثر زیر را بخوانید.
وظایف و کارهای غیر ضروری را حذف کنید.
اگر با کمبود زمان مواجه می‌شوید، مهم است که کارها و وظایف غیر ضروری خود را حذف کنید. برای این کار ابتدا باید تعیین کنید که کدام یک از وظایف شما ضروری هستند و کدام یک را می‌توانید بعداً انجام دهید. با حذف کردن کارهای غیر ضروری می‌توانید زمان خود را برای انجام کارهای مهم‌ترتان ذخیره کنید.
وقفه بین کارها را برنامه‌ریزی کنید.
برای محاسبه و مدیریت زمان خود لازم است که وقفه‌هایی که ممکن است بین کارتان به‌وجود بیاید را برنامه‌ریزی کنید. به‌طور مثال، پس از چند ساعت کار کردن تصمیم می‌گیرید اندکی استراحت کنید. این موضوع هیچ اشکالی ندارد، زیرا باعث می‌شود دوباره تمرکز و انرژی خود را به دست آورید، اما این وقفه‌های کوچک را حتماً از قبل برنامه‌ریزی کنید تا دچار کمبود زمان نشوید.
محدودیت زمانی را در وظایف خود قرار دهید.
اگر هنگام انجام کارهای خود با کمبود زمان مواجه هستید، روش دیگر این است که برای وظایف خود محدودیت زمانی ایجاد کنید. ممکن است گاهی اوقات کاری را که انجام می‌دهید بیشتر از انتظار شما زمان ببرد؛ بنابراین با در نظر گرفتن محدودیت زمانی می‌توانید تمرکز خود را روی انجام آن کار افزایش دهید و با سرعت بیشتری کار خود را انجام دهید. ایجاد محدودیت زمانی برای انجام کارها، شما را مسئولیت‌پذیرتر می‌کند زیرا باعث می‌شود تمام تمرکز خود را فقط بر روی انجام کارتان بگذارید.
تکنیک‌های مدیریت زمان و برنامه‌ریزی
بسیاری از راه‌ها و روش‌ها وجود دارند که شما می‌توانید با استفاده از آنها، بهترین بهره‌وری را از کار و اهداف خود داشته باشید و زمان خود را به‌راحتی مدیریت کنید. در ادامه می‌خواهیم به چند مورد از این نکات اشاره کنیم.
تعیین هدف
تمام افرادی که در مدیریت زمان خود موفق هستند، اهداف مشخص و روشنی دارند؛ یعنی اهدافی قابل دسترسی و قابل‌اندازه‌گیری برای خود تعیین می‌کنند. این کار به آنها کمک می‌کند تا زمان خود را بتوانند به‌طور درست برای هر کاری مدیریت کنند. در قدم اول، پس از اینکه اهداف خود را مشخص کردید، سعی کنید به آنها متعهد باشید و تحت هیچ شرایطی آنها را کنار نگذارید.
اولویت‌بندی
وقتی شروع به انجام چندین کار می‌کنید، باید تعیین کنید که کدام یک از این کارها اولویت بیشتری برای شما دارند. هنگامی‌که کارها و اهداف خود را اولویت‌بندی کنید، به‌راحتی می‌توانید تشخیص دهید که چه کاری را زودتر باید نسبت به کارهای دیگر انجام دهید؛ در نتیجه کمتر دچار سردرگمی می‌شوید.
- کارهای فوری و مهم: در اولین فرصت، این کارها را انجام بدهید.
- کارهای مهم اما بدون فوریت: تصمیم بگیرید این کارها را چه زمانی انجام بدهید.
- کارهای فوری اما غیر مهم: در صورت امکان، انجام این کارها را به تعویق بیاندازید.
- کارهای غیر مهم و بدون فوریت: این کارها را برای آینده کنار بگذارید.
برنامه‌ریزی زمانی
پس از اینکه کارهای خود را اولویت‌بندی کردید، حالا می‌دانید که چه کاری را باید زودتر انجام دهید، اما نمی‌دانید چه زمانی باید کار خود را شروع کنید. با استفاده از برنامه‌ریزی زمانی می‌توانید کارهایی را که اولویت‌بندی کرده‌اید در زمان مخصوص به خود انجام دهید و نگرانی برای عقب افتادن کارها یا از دست دادن زمان نداشته باشید.
دوره ویدئویی آموزش برنامه ریزی و زمان بندی پروژه: اینجا را کلیک کنید (+).
تمرکز
به یاد داشته باشید که فقط وقت گذاشتن برای اهدافتان نمی‌تواند باعث موفقیت شما شود؛ بلکه به جزء وقت گذاشتن، شما باید بر روی اهداف و کارهای خود تمرکز کافی را داشته باشید تا بتوانید از زمان خود به خوبی استفاده کنید.
نظم
هنگامی‌که دور و اطراف شما به‌هم‌ریخته باشد، این به‌هم‌ریختگی می‌تواند باعث بوجود آمدن آشفتگی ذهنی و حواس‌پرتی شود. مرتب کردن وسایل و فضای کاریتان باعث می‌شود تا انگیزه بیشتری پیدا کنید و کارهای خود را بهتر انجام دهید. همچنین با مرتب کردن وسایل خود، دیگر نیازی نیست که زمان زیادی را به‌دنبال آنها بگردید.
فهرست To Do
فهرست‌های To Do (لیست کارها برای انجام) چه به‌صورت کاغذی و چه به‌صورت الکترونیکی، روش خوبی برای مدیریت و یادآوری کارهایی هستند که باید به ترتیب انجام دهید. هنگامی‌که لیستی از کارهای خود را می‌نویسید، با نگاه کردن به آنها می‌توانید مدام وظایفی که باید انجام دهید را به خود یادآوری کنید. هنگامی‌که کاری را تمام کردید، می‌توانید آن را از لیست خود حذف کنید.
زمان مشخص
همه ما ساعاتی از روز، انرژی بیشتری داریم و بهتر کار می‌کنیم. بنابراین بهتر است کارهای سخت خود را در آن زمان انجام دهید، اما شما باید کارهای دیگری که می‌خواهید انجام دهید را هم برنامه‌ریزی کنید. برای این کار می‌توانید فهرستی از کارهای کوچک اما غیر ضروری که می‌توانید به‌سرعت آنها را انجام دهید تهیه کنید و اگر در ساعات تعیین شده خود وقت اضافه آوردید، این زمان را صرف انجام کارهای کوچک و غیر ضروری خود کنید (مثلاً زمان بین جلسات برای بررسی ایمیل‌ها و …).
عدم انجام هم‌زمان چند کار
شاید تا به‌حال برای شما پیش‌آمده باشد که سعی کرده باشید چند کار را به‌طور هم‌زمان انجام دهید و اصطلاحاً مولتی تسک باشید، اما تا به‌حال از خود سؤال کرده‌اید که چقدر در انجام این کار موفق بوده‌اید؟ هنگامی‌که چندین کار را با هم انجام می‌دهید، بهره‌وری کار به شدت پایین می‌آید؛ زیرا تمرکز بر روی چند کار به‌طور هم‌زمان می‌تواند سخت باشد. بنابراین بهتر است قبل از اینکه به سراغ انجام کار دیگری بروید، کار قبلی خود را تمام کنید، اما اگر مجبورید به‌طور هم‌زمان چند کار را انجام دهید، بهتر است که آنها را با هم گروه‌بندی کنید و کارهایی را که اهداف مشترکی دارند و با هم مشابه هستند را در یک زمان انجام دهید.
دوری از کارهای استرس‌زا
به جزء مدیریت کردن زمان، نکته دیگری که باید به آن توجه کنید این است که آرام باشید و از وظایفی که می‌تواند باعث استرس شما شود دوری کنید؛ زیرا اگر وظیفه‌ای را بر عهده بگیرید که از انجام آن خسته شوید و یا قصد داشته باشید آن را نیمه‌کاره رها کنید، مطمئناً دچار نگرانی و استرس خواهید شد. بنابراین بهتر است از وظایف پرتنش و استرس‌زا دوری کنید.
- دوره ویدئویی آموزش مدیریت و کنترل استرس – شیوه تفکر و ارزیابی موثر: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش مدیریت و کنترل استرس – حمایت اجتماعی (رایگان): اینجا را کلیک کنید (+).
استراحت بین کارها
اگر چندین کار را پشت سر هم و بدون اینکه استراحت کنید انجام دهید، مطمئن باشید که توان، تمرکز و انگیزه خود را برای انجام کارهای بعدی از دست خواهید داد. بنابراین لازم است که بین کارهای خود استراحت کوتاهی داشته باشید تا انرژی شما به حالت قبل برگردد. یک خواب کوتاه یا پیاده‌روی می‌تواند به شما کمک کند.
سازمان‌دهی ایمیل و پیام‌ها
صندوق ورودی و پیام‌های به‌هم‌ریخته در شبکه‌های اجتماعی می‌توانند باعث عدم تمرکز شما شوند و زمان زیادی برای سازمان‌دهی پیام‌ها از شما بگیرند؛ بنابراین شما باید ایمیل‌های خود را در اولین فرصت مناسب، بررسی و سازمان‌دهی کنید. در ادامه چند نکته برای سازمان‌دهی ایمیل‌های شما وجود دارد:
- بعضی از ایمیل‌هایی که دریافت می‌کنید ممکن است اطلاعات مفید و مهمی داشته باشند اما نیازی به پاسخ فوری شما ندارند؛ بنابراین می‌توانید آنها را در اولویت‌های بعدی پاسخ دهید.
- می‌توانید از فیلترها برای جدا کردن خودکار ایمیل‌های دریافتی خود بر اساس اطلاعات فرستنده، کلمات کلیدی و … استفاده کنید.
- گزینه‌ی Canned Responses را فعال کنید و ایمیل‌هایی که برای افراد مختلفی ارسال کرده‌اید را سفارشی کنید. به‌طورکلی، داشتن یک طرح پیش‌فرض قبل از شروع ارسال ایمیل، می‌تواند باعث سرعت بخشیدن به روند کار شود.
ترک عادت‌های بد
برای اینکه عادت‌های بد خود را که در بازدهی کارها و مدیریت زمان شما موثر هستند را ترک کنید، بهتر است در آن کار خود، آهسته قدم بردارید، به‌طوری‌که ابتدا روی عادت‌های بد کوچک خود تمرکز کنید و سپس عادت‌های بد بزرگ‌تر را هدف قرار دهید. می‌توانید یکی از عادت‌های بد خود را انتخاب کنید و برای اصلاح کردن آن تلاش کنید. اگر این کار را به‌طور مداوم انجام دهید خواهید دید که در مدت‌زمان کمی بیشتر عادت‌های بد خود را کاملاً ترک کرده‌اید.
شروع در شرایط غیر ایده‌آل
حتماً تا به‌حال شنیده‌اید که برخی از فعالان کسب و کار، محیط کاری بی‌صدا و ایده‌آلی را برای انجام کارهای خود انتخاب می‌کنند، اما اگر شما همیشه منتظر فرصت مناسب باشید، به احتمال زیاد از انجام کارهای مهم خود عقب می‌مانید؛ زیرا ممکن است شرایط ایده‌آل همیشه برای شما مهیا نباشد؛ بنابراین سعی کنید در هر شرایطی که قرار دارید، اهداف خود را به خوبی دنبال کرده و انجام دهید.
کمال‌گرا نبودن
کمال‌گرا نباشید و مدام به خود نگویید که همه شرایط باید عالی باشد، زیرا ممکن نیست که شرایط زندگی، همیشه برای ما ایده‌آل و عالی باشد. برای اینکه قوی‌تر شوید باید بارها شکست خوردن را تجربه کنید و از اشتباهات خود درس بگیرید. به شکست‌های خود به‌عنوان یک تجربه نگاه کنید و اهداف خود را دوباره از نو شروع کنید.
اهمیت ندادن به جزئیات کوچک
همان‌طور که گفته شد به‌جای اینکه بیش از حد کمال‌گرایی کنید؛ بر اولویت‌های مهم زندگی خود تمرکز کنید. همچنین شما نباید به جزئیات کوچک کارتان توجه کنید، زیرا توجه زیاد به این مسائل باعث می‌شود کارهایی که در اولویت شما قرار دارند نادیده گرفته شوند.
استفاده از تقویم
داشتن یک تقویم برای برنامه‌ریزی کارهای شما می‌تواند بسیار مؤثر باشد. به‌عنوان مثال می‌توانید از تقویم خود برای تمرکز روی اهدافتان و کارهایی که قرار است در چند روز آینده انجام دهید استفاده کنید. استفاده مرتب از تقویم، باعث می‌شود تا نسبت به وظایف خود مسئولیت‌پذیرتر شوید.
مهم‌ترین وظایف در اول صبح
اکثر افراد صبح زود بازدهی بیشتری از کار خود دریافت می‌کنند، زیرا در آن زمان، مغز استراحت کرده است و کاملاً آماده انجام وظایف است؛ بنابراین شما می‌توانید از این موضوع به نفع خود استفاده کنید و پس از اینکه از خواب بیدار می‌شوید، کارهایی را که فکر می‌کنید سخت‌تر هستند یا نیاز به فکر کردن بیشتری دارند را انجام دهید.
استفاده از ساعات اولیه بیولوژیکی
برای انجام هر کاری، شما ابتدا باید مطمئن شوید که چه زمانی از روز، بازده کار شما به حداکثر مقدار خود می‌رسد. دانستن این موضوع می‌تواند به شما کمک کند تا اهداف خود را سریع‌تر و با انرژی بیشتری انجام دهید. برای پیدا کردن ساعات طلایی یا ساعات اولیه بیولوژیکی خود می‌توانید روز کاریتان را به ۳ تا ۵ بازه زمانی تقسیم کنید و سپس در تمامی ساعات، بهره‌وری کار خود را محاسبه کنید. پس از چند روز مشخص می‌شود که شما در چه زمانی از روز توانسته‌اید بیشترین بازدهی را از انجام کارهای خود کسب کنید و چه زمان‌هایی، بازدهی کمتری از کار خود داشته‌اید.
لیست کارهای انجام شده
گاهی اوقات پیش می‌آید با وجود اینکه برای تمام اهداف خود برنامه‌ریزی کرده‌اید، اما کارهای غیر منتظره‌ای برای شما اتفاق می‌افتد. این کارهای غیر منتظره را می‌توانید در یک فهرست جداگانه یادداشت کنید و آخر هر هفته، کارهایی را که با موفقیت انجام داده‌اید بررسی کنید. این کار باعث می‌شود تا اعتماد به نفس شما افزایش پیدا کند و با انگیزه بیشتری اهداف دیگر خود را دنبال کنید.
استفاده بهینه از زمان انتظار
در طول روز ممکن است برای همه ما اتفاق بیفتد که در ایستگاه اتوبوس، صف‌ها و… منتظر بمانیم. سعی کنید از این زمانها درست استفاده کنید. به‌طور مثال می‌توانید ایمیل‌های خود را چک کنید، پیام‌های خود را پاسخ دهید یا یک کتاب الکترونیکی مطالعه کنید.
استراتژی‌های رایج مدیریت زمان
استراتژی‌های زیادی برای مدیریت زمان وجود دارند که می‌توانید از آنها استفاده کنید و کنترل زمان خود را بدست بگیرید. اگر کنجکاو هستید که این استراتژی‌ها چه هستند و چگونه باید بعضی از آنها را امتحان کنید تا بفهمید کدام استراتژی می‌تواند برای شما بهتر باشد، استراتژی‌هایی که در ادامه برای شما آورده شده است را بخوانید.
تکنیک پومودورو (Pomodoro)
اصل پومودورو به این معنی است که شما باید روز کاری خود را به قسمت‌های ۲۵ دقیقه‌ای تقسیم کنید و در بین آن، استراحت‌های کوتاهی برای خود در نظر بگیرید. این تکنیک برای تمام افرادی که تلاش می‌کنند تا روی کار خود تمرکز کنند، مفید است. بسیاری از ما ممکن است فکر کنیم که یک روز کاری هشت الی ده ساعته، زمانی طولانی است؛ بنابراین این احتمال وجود دارد که حس کنید زمان بی‌پایانی برای انجام کارهای خود در اختیار دارید. این باعث می‌شود تا نسبت به انجام کارهای خود کوتاهی کنید و به اهداف و فهرست کارهای خود توجه کافی نکنید؛ اینجاست که تکنیک پومودورو می‌تواند به شما کمک کند. این تکنیک به این صورت است که روز کاری شما را به بخش‌های کوچک و قابل کنترل به همراه استراحت‌های کوتاه تقسیم‌بندی می‌کند. برای انجام این کار، یک تایمر را برای مدت‌زمان ۲۵ دقیقه تنظیم کنید و در این زمان فقط روی کار خود تمرکز کنید. وقتی ۲۵ دقیقه گذشت و تایمر شما خاموش شد، حالا اجازه دارید که ۵ دقیقه استراحت کنید. همین روش را چهار بار تکرار کنید. بعد از اینکه چهار بار این تکنیک را امتحان کردید، حالا می‌توانید ۲۰ تا ۳۰ دقیقه استراحت کنید. این کار باعث می‌شود در طول روز بتوانید تمام کارهای خود را انجام دهید و استراحت‌های کوتاه‌مدت به شما کمک می‌کنند تا تمرکز خود را بر روی کارتان حفظ کنید و از انجام آنها خسته نشوید.
قانون سه (Rule of Three)
برای انجام قانون سه، اولین کاری که باید انجام دهید این است که فقط سه مورد از مهم‌ترین کارهای خود را در اولویت قرار دهید و در طول روز فقط بر روی آنها تمرکز کنید. این قانون برای تمام افرادی که لیست کارهای طولانی و طاقت‌فرسایی برای خود ایجاد می‌کنند، می‌تواند مفید باشد. آیا شما از آن دسته از افرادی هستید که برای یک روز کاری خود لیست بلندبالایی آماده می‌کنید؟ تلاش شما می‌تواند قابل تحسین باشد، اما متأسفانه امکان اینکه در انجام کارهای خود شکست بخورید، زیاد است و می‌توان گفت تنها ۴۱ درصد از وظایفی که در فهرست خود نوشته‌اید ممکن است انجام شوند. همچنین باعث بهره‌وری پایین کارهای مهم شما نیز می‌شود؛ بنابراین بهتر است که از قانون سه استفاده کنید. این قانون به شما می‌گوید که نباید بیشتر از سه کار مهم را در روز انجام دهید. همچنین باعث می‌شود به مهم‌ترین اهداف و خواسته‌هایی که دارید در طول روز برسید و تمرکز خود را فقط بر روی آن سه هدف بگذارید بدون آنکه بخواهید به وظایف جزئی‌تر و کم‌اهمیت‌تر نگاهی بیاندازید. برای شروع فقط کافیست هدف بسیار مهمی که در نظر دارید را برای خود مشخص کنید و سعی کنید در طول روز آن اهداف را به انجام برسانید.
انجام زودتر کارهایی عذاب‌آور (Eating the Frog)
بهتر است روز خود را با انجام کار یا وظیفه‌ای که از آن متنفر هستید شروع کنید، یعنی وظیفه‌ای را که مایل به انجام آن نیستید را زودتر از دیگر وظایف خود انجام دهید. این موضوع باعث می‌شود تمام عواملی که باعث بهانه‌گیری یا به تعویق انداختن وظایف مهم شما می‌شوند به‌تدریج حذف شوند. همچنین هنگامی‌که از انجام دادن یک کار نفرت دارید و دوست ندارید آن را انجام دهید، به‌طور حتم دوست دارید آن وظیفه را به انتهای لیست خود ببرید؛ بنابراین بهتر است این وظیفه را زودتر از تمام وظایف دیگر خود انجام دهید تا خیال شما از بابت انجام آن راحت شود. یکی دیگر از مزیت‌های شروع کردن روز خود با کاری که از آن متنفر هستید، این است که باعث می‌شود برای انجام دادن کارهای دیگرتان در طول روز انگیزه کافی داشته باشید و باقی روز را با خیال راحت به انجام کارهایی که دوست دارید، بپردازید.
چیدمان زمان (Time Blocking)
بهتر است هر لحظه از روز خود را در یک تقویم برنامه‌ریزی کنید. این روش برای تمام افرادی که برای زمان خود حد و مرز مشخصی قائل هستند مناسب است. چیدمان زمان در واقع نیاز به این دارد که هر روز کاری خود را برنامه‌ریزی کنید و تمام جزئیات مانند زمان ناهار یا مثلاً چک کردن ایمیل‌هایتان را نیز در لیست خود بنویسید. در واقع، قرار دادن تمام برنامه‌ها به همراه جزئیات به شما کمک می‌کنند تا کنترل کاملی بر روی وظایف خود داشته باشید و بتوانید به تمام وظایف خود در طول روز عمل کنید.
بسته‌بندی زمان (Timeboxing)
برای اینکه تمام کارهایتان را در زمان مورد نظر خود تمام کنید، بهتر است همه وظایف خود را بنویسید و یک محدودیت زمانی خاصی برای هر کدام از آنها تعیین کنید و به آن پایبند باشید. هنگامی‌که از تایم باکس استفاده می‌کنید، بیشتر به وظایف خودتان پایبند می‌شوید و احساس فوریت در انجام وظایف برای شما بوجود می‌آید. هنگامی‌که یک محدوده زمانی برای انجام وظایف خود تعیین می‌کنید، احساس مسئولیت بیشتری برای انجام کار خود پیدا می‌کنید و دوست دارید وظایف خود را در مدت‌زمان تعیین شده به اتمام برسانید.
گروه‌بندی وظایف مشابه (Task Batching)
برای انجام این کار، شما باید تمام وظایف مشابه خود را با یکدیگر گروه‌بندی کنید و تمام آنها را با یکدیگر انجام دهید. این استراتژی برای تمام افرادی که هر لحظه مشغول انجام یک کاری هستند و نمی‌توانند تمام کارهای خود را به صورت جداگانه انجام دهند، مناسب است. این روش به آنها کمک می‌کند تا به‌جای صرف انرژی زیاد، تمام کارهایی که مشابه یکدیگر هستند را با هم گروه‌بندی کنند و آنها را به یک باره انجام دهند. کاری که شما باید انجام دهید این است که ابتدا تمام وظایف خود را یادداشت کنید و آن دسته از وظایف را که به یکدیگر شباهت زیادی دارند را در یک دسته قرار دهید و سپس، آنها را بر اساس موضوع، مورد بررسی قرار دهید. این کار باعث می‌شود در وقت خود صرفه جویی کنید؛ زیرا نیاز نیست تمام وظایف خود را بارها جمع‌آوری کنید بلکه لازم است فقط یک بار آنها را به‌طور کامل جمع‌آوری کنید.
ماتریس آیزنهاور (Eisenhower Matrix)
هدف کلی استراتژی Eisenhower Matrix این است که شما وظایف خود را بر اساس اهمیت و فوریت آنها اولویت‌بندی کنید. در واقع این استراتژی برای تمام افرادی که سردرگم هستند و نمی‌دانند از کجا باید شروع کنند مفید است. ممکن است برای شما هم پیش‌آمده باشد که کارهای بسیار زیادی برای انجام دادن داشته باشید ولی ندانید که از کجا باید شروع کنید. هنگامی‌که همه کارهایتان نسبت به یک اندازه اهمیت دارند، اولویت‌بندی آنها می‌تواند بسیار دشوار و چالش‌برانگیز باشد. ماتریس آیزنهاور به شما کمک می‌کند تا بفهمید کدام یک از وظایف‌تان نیاز به توجه فوری دارند و انجام چه وظایفی را می‌توانید به زمان آینده موکول کنید. برای انجام این کار به‌راحتی می‌توانید یک مربع بکشید و آن را به چهار قسمت تقسیم کنید (تصویر زیر). در یک قسمت از مربع عنوان «فوری» را بنویسید و در قسمت دیگری از مربع، عنوان «غیر فوری» را بنویسید. در سمت دیگر، یک کادر را با عنوان «مهم» و دیگری را با عنوان «مهم نیست» بنویسید. حالا که هر چهار قسمت مربع را کامل کردید، نوبت آن است که وظایف خود را در هر قسمت از این مربع بر اساس مهم، غیر مهم، فوری و غیر فوری مرتب کنید. می‌توانید از معیارهای زیر برای شروع استفاده کنید:
- فوری و مهم: کارهایی هستند که باید آنها را در اولویت اول خود قرار دهید.
- فوری و بدون اهمیت: اگر وقت کافی دارید، می‌توانید این وظایف را انجام دهید، اما اگر فرصت کافی ندارید در فرصت بعدی آنها را انجام دهید یا به شخص دیگری واگذار کنید.
- مهم و بدون فوریت: می‌توانید در روزها و هفته‌های آینده این وظایف را انجام دهید.
- نه فوری و نه مهم: پس از اینکه تمام کارهای گفته شده را انجام دادید، حالا نوبت آن است که این وظایف را انجام دهید، زیرا این وظایف اولویت کمتری نسبت به دیگر وظایف شما دارند.
ساعات طلایی (Golden Hours)
در استراتژی ساعات طلایی باید پربازده‌ترین ساعات کاری خود را مشخص کرده و بر اساس آن، برنامه‌ریزی کارهای خود را انجام دهید. این استراتژی برای کسانی که دچار نوسان انرژی در طول روز هستند، بسیار مناسب است؛ مثلاً برخی افراد در اول صبح بیشترین بازدهی و کارایی را دارند و بهتر است کارهایی را که به تمرکز و دقت بیشتری نیاز دارند، در ساعات اول روز انجام شوند و کارهایی که به تمرکز زیادی نیاز ندارند (مثل چک کردن ایمیل و …) در ساعاتی با کمترین انرژی کاری (مثلاً بعد از ناهار یا آخرین ساعت کاری)، انجام شوند. در اپلیکیشن‌هایی که در این منبع انگلیسی + معرفی شده، می‌توانید بهترین ساعات طلایی روز خود را شناسایی کنید و از آن، برای برنامه‌ریزی اولویت کارها متناسب با سطح انرژی و ساعت طلایی بدن خودتان، استفاده کنید.
زنجیره را نشکنید.
تقویم خود را نگاه کنید و روزهایی که هدف مهمی را قرار است انجام دهید، علامت‌گذاری کنید و این علامت‌گذاری را ادامه دهید و به انجام آن پایبند باشید. این استراتژی برای تمام افرادی که می‌خواهند یک عادت مثبت و جدید را برای خود ایجاد کنند مفید است. معمولاً ایجاد یک عادت مثبت می‌تواند سخت باشد، اما معمولاً بیشتر از ۲ ماه طول می‌کشد تا یک عملکرد ثابت به یک عادت تبدیل شود؛ بنابراین سعی کنید آن را در روال کار خود قرار دهید تا در چند ماه آینده تبدیل به یک عادت مثبت و جدید برای شما شود. استراتژی زنجیره را نشکن (Don’t Break the Chain)، بیشتر اوقات به روش ساینفلد (Seinfeld Method) نیز شناخته می‌شود که یک روش بصری است و به شما کمک می‌کند تا تغییرات و عاداتی را که می‌خواهید ایجاد کنید را حفظ کنید. این روش، روش بسیار آسانی برای مدیریت زمان است زیرا وقتی مدتی به یک رفتار پایبند باشید، ناخودآگاه متوجه می‌شوید که این کار را ادامه می‌دهید بدون آنکه زنجیره را قطع کنید. همچنین دیگر دوست ندارید عادتی را که برای خود ایجاد کرده‌اید، از بین ببرید. این روش، روش بسیار مؤثری است و به شما پیشنهاد می‌شود که حتماً آن را امتحان کنید.
انجام کارها
روش که Getting Things Done نام دارد، بسیار ساده است؛ به‌طوری‌که شما باید یک لیست از وظایف خود را ایجاد کنید و هر چیزی را که در ذهن دارید در لیست خود سازمان‌دهی کنید. اگر به‌طور مداوم از به‌هم‌ریختگی و آشفتگی ذهن رنج می‌برید، این روش می‌تواند باعث تمرکز شما شود. اگر تا به‌حال درباره استراتژی‌های مدیریت زمان تحقیق کرده باشید، احتمالاً درباره Getting Things Done (GTD) شنیده‌اید. این روش توسط مشاور بهره‌وری، به نام دیوید آلن (David Allen) ایجاد شده است که توانسته طرفداران زیادی در سراسر جهان جذب کند. این روش یک چهارچوب، متشکل از پنج مرحله دسته‌بندی برای پیگیری وظایف است. این پنج مرحله عبارت‌اند از:
- Capture (گرفتن): تمام کارها و وظایفی که در ذهنتان دارید حتی جزئیات کوچک را بنویسید.
- Clarify (توضیح): حالا نوبت آن است که درباره تمام این وظایف تصمیم بگیرید و اگر قابل اجرا هستند قدم بعدی را بردارید و مشخص کنید که آیا این وظایف فوری هستند یا می‌توانید آنها را در آینده انجام دهید. سپس بر این اساس، آنها را دسته‌بندی کنید.
- Organize (سازمان‌دهی): وظایفی که در لیست شما قرار دارند باید اولویت شما باشند و وظایفی که اهمیت زیادی ندارند می‌توانند از فهرست شما خط زده شوند.
- Reflect (انعکاس): فهرست وظایف خود را به‌طور دائم مرور کنید تا از انباشتگی و اضافه شدن جزئیات دیگر جلوگیری کنید.
- Engage (تعامل): حالا وظایفی که باید انجام دهید را مشخص کنید و آنها را در اولین فرصت انجام دهید.
از نظر شما ممکن است این مراحل کمی ساده به نظر برسند، اما باید گفت استراتژی بهره‌وری، آزمایش شده و بسیاری نتیجه مثبت از آن گرفته‌اند.
استراتژی Must, Should, Want (حتماً، باید، خواستن)
برای انجام استراتژی Must, Should, Want باید روز خود را با شناسایی یک کاری که نیاز است حتماً انجام دهید (Must)، یک کاری که باید انجام بدهید (Should) و یک کاری هم که می‌خواهید انجام بدهید (Want) شروع کنید. همان‌طور که بالاتر توضیح دادیم، این استراتژی ارتباط نزدیکی با قانون سه دارد و بر اساس این قانون کار می‌کند. در واقع شما باید سه کار مهم خود را شناسایی کنید و سعی کنید روز خود را فقط به انجام این سه کار (بر حسب اولویت هر کار) اختصاص دهید. به‌طور مثال می‌توانید معیارهای زیر را در نظر بگیرید:
- من حتماً: «وظیفه‌ای را که فقط همین امروز باید انجام بدهید».
- من باید: «وظیفه‌ای که شما را به اهداف بلندمدتتان نزدیک‌تر می‌کند».
- من می‌خواهم: «کاری که شما مشتاق انجام آن هستید، چه فوری باشد چه نباشد».
این استراتژی به شما کمک می‌کند به‌جای اینکه تمرکز خود را روی کارهای جزئی‌تر بگذارید، فقط اهداف مهم خود را در نظر بگیرید و پس از انجام آنها، می‌توانید با خیال راحت به سراغ اهداف جزئی‌تر خود بروید.
جیب‌های زمان (Time Pockets)
شما باید از لحظات کوچک روز خود نهایت استفاده را ببرید. گاهی اوقات فکر می‌کنید روز شما بسیار کوتاه است، اما زمان‌های کوچکی هستند که ممکن است به آنها توجه نکنید. به‌طور مثال، ۱۵ دقیقه قبل از اینکه جلسه دوم شروع شود یا ده دقیقه که فرصت غذا خوردن دارید. روز کاری شما به نظر تکه‌تکه می‌رسد، به‌طوری‌که ممکن است فکر کنید هیچ، وقت اضافه‌ای برای انجام کارهای واقعی خود ندارید؛ به همین دلیل لازم است از یک استراتژی به نام «جیب زمان» استفاده کنید. این زمانها، فاصله‌های کوچکی هستند که ممکن است بین انجام دو فعالیت اتلاف شوند، اما شما می‌توانید این زمانها را نیز به درستی استفاده کنید، بدون اینکه آنها را از دست بدهید. در واقع جیب‌های زمانی، فرصت بسیار مناسبی برای انجام کارهای سریع و کم انرژی هستند که به‌عنوان بخشی از فعالیت‌های جزئی شما به‌حساب می‌آیند.
کنترل حواس‌پرتی (Beat Distractions)
برای مدیریت زمان، شما باید تمام اقدامات لازم را برای کنترل و محدود کردن حواس‌پرتی منجر به اتلاف زمان خود انجام دهید. این استراتژی برای افرادی که با کوچک‌ترین اعلان‌های موبایل و یا کارهای جزئی دیگر دچار حواس‌پرتی می‌شوند، مفید است. برای انجام این کار، باید تمام اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی خود را خاموش کنید و تمرکز خود را فقط بر روی انجام کارهایتان بگذارید. طبق تحقیقات انجام شده مشخص شده است که تمرکز مجدد پس از حواس‌پرتی به‌طور متوسط ۲۳ دقیقه و ۱۵ ثانیه طول می‌کشد. بنابراین اگر شما بخواهید با کوچک‌ترین جزئیات دچار حواس‌پرتی شوید، زمان بسیار زیادی را از دست خواهید داد و در پایان روز خواهید دید که بهره‌وری لازم را از انجام کارهای خود به دست نیاورده‌اید و بسیاری از کارهای داخل فهرست خود را انجام نداده‌اید؛ در حالی‌که اگر تمام تمرکز خود را بر روی انجام کارهایتان می‌گذاشتید، دچار حواس‌پرتی نمی‌شدید و زمان زیادی را از دست نمی‌دادید.
مدیریت زمان‌های مرده
همه ما در هر روز، زمان‌های زیادی را به‌عنوان «زمان مُرده» از دست می‌دهیم؛ دقایقی که در صف، ایستگاه اتوبوس، انتظار شروع جلسه و … وجود دارند اما بدون بازدهی، از دست می‌روند. در این بخش، راهکارهایی را برای استفاده بهینه از زمان‌های مرده ارائه کرده‌ایم.
به همکاران خود کمک کنید.
اینکه شما با یک تیم کار می‌کنید به این معنی نیست که فقط همکارانتان باید تمام کارها را انجام دهند. بلکه شما باید به همکاران خود در کار پروژه‌ها و پشتیبانی کمک کنید. این کار باعث می‌شود تا کل تیم سود کند.
کار خود را توسعه دهید.
با استفاده از یک دوره آموزشی جدید یا یک نرم‌افزار جدید می‌توانید کار خود را توسعه دهید. با انجام این کار می‌توانید گام‌های مثبتی را در جهت پیشرفت شخصی و اهداف خود بردارید و تجربه بیشتری کسب کنید.
وظایف و کارهای خود را مدیریت کنید.
حتی در زمان‌های مرده، همیشه کاری برای پیگیری کردن وجود دارد. به‌عنوان مثال می‌توانید فایل‌های شخصی خود را مرتب کنید، ایمیل‌هایتان را چک کنید یا کارهایی را که مدتی است فرصت انجام آنها را نداشته‌اید انجام دهید. در واقع این زمان مناسبی برای رسیدگی به کارهای کوچک است.
به موقع تصمیم بگیرید.
زمان به‌سرعت می‌گذرد و شما نباید به‌هیچ‌وجه آن را از دست بدهید. برای جلوگیری از این کار باید سریع تصمیم بگیرید که چه کاری را می‌خواهید انجام دهید. این کار به شما کمک می‌کند تا انگیزه کافی را برای انجام فعالیت‌های خود داشته باشید و از سرپیچی کردن یا بهانه‌گیری جلوگیری کنید.
- دوره ویدئویی آموزش تصمیم گیری چند هدفه: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش تصمیم گیری چند شاخصه Multiple Attribute Decision Making: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش مهارت حل مساله و تصمیم گیری: اینجا را کلیک کنید (+).
نکاتی برای مدیریت بهتر زمان در شغل
نکاتی که در ادامه قرار است به شما بگوییم، ممکن است به نظر برسد برای مدیریت زمان در زندگی به کار می‌آیند، اما استفاده از بعضی عادت‌های سالم در زندگی می‌تواند بر شغل روزانه شما بسیار تأثیر بگذارد. با استفاده از نکات زیر می‌توانید بیشترین بهره‌وری را در کار خود داشته باشید.
ورزش کنید.
تحرک و ورزش، تأثیر زیادی بر میزان عملکرد و بهره‌وری شما در کار می‌گذارد. بیشتر تحقیقات نشان داده‌اند که ورزش باعث می‌شود در طول روز شاداب‌تر باشید و کارهای خود را با انرژی بیشتری انجام دهید؛ بنابراین لازم است روزانه زمان کوتاهی برای ورزش کردن در نظر بگیرید.
خوب بخوابید.
طبق تحقیقاتی که دانشمندان انجام داده‌اند به این موضوع پی برده‌اند که افرادی که خواب کمتری نسبت به دیگران دارند، اغلب در کارهای خود موفق نیستند، زیرا افراد خسته بیشتر از دیگران کارهای خود را به تعویق می‌اندازند، کارهای خود را در مدت‌زمان بیشتری انجام می‌دهند و تمرکز کافی ندارند. به‌طور کلی لازم است ۸ ساعت بخوابید تا بر روی کار و اهداف خود تمرکز کافی داشته باشید.
زمان استراحت را برنامه‌ریزی کنید.
ممکن است در طول روز، کارهای زیادی انجام دهید که همه آنها نیاز به صرف انرژی زیادی داشته باشند؛ بنابراین هنگامی‌که خسته می‌شوید، این خستگی تأثیرات منفی بر روی کارها و اهداف شما می‌گذارد. اگر شما در پایان روز برای استراحت خود وقت بگذارید، انرژی شما می‌تواند افزایش پیدا کند و خستگی‌تان کاهش پیدا کند. توصیه می‌شود که حتماً زمانی را صرف استراحت خود کنید و از تأثیرات مثبتی که می‌تواند بر فعالیت‌های شما بگذارد شگفت‌زده شوید.
«نه» گفتن را یاد بگیرید.
وقت شما بسیار ارزشمند است؛ بنابراین سعی کنید پروژه‌ها و اهدافی را که با نظرات و پیشنهادات شما همسو نیستند را قبول نکنید و توانایی نه گفتن را داشته باشید. قطعاً کاری که می‌خواهید انجام دهید نیاز به انرژی و تلاش دارد؛ بنابراین این انرژی و تلاش را صرف کاری کنید که به آن علاقه دارید.
از تمام مغز خود استفاده کنید.
هنگامی‌که از تمام قسمت‌های مغز خود استفاده می‌کنید، می‌توانید مشکلاتی که به وجود می‌آید را سریع‌تر حل کنید و در کار خود خلاقیت بیشتری داشته باشید. همچنین هنگامی‌که به‌طور کامل از مغز خود استفاده می‌کنید، می‌توانید مهارت‌های جدید و مفیدی مانند یادگیری زبان، آشپزی، نگهداری از گیاهان آپارتمانی و… را یاد بگیرید و از انجام این فعالیت‌ها لذت ببرید.
از زمان خود به درستی استفاده کنید.
برای چک کردن کارها و اهداف خود در لیست‌تان وسواس به خرج ندهید، بلکه سعی کنید بین کارهای خود تعادل ایجاد کنید. اگر برای انجام اهداف خود تعادل نداشته باشید، ممکن است خیلی زود خسته شوید و توانایی انجام کارهای دیگر خود را از دست بدهید. به شما توصیه می‌شود که به‌طور پیوسته کار کنید و سرعت مورد نظر خود را برای انجام هر کاری طوری برنامه‌ریزی کنید که از انجام آن کار خسته نشوید. هنگامی‌که تعادل را در برنامه‌های خود ایجاد کنید، می‌بینید که کارهایتان به خوبی و با کیفیت بالا انجام می‌شوند.
نکاتی برای مدیریت بهتر زمان در استفاده از فضای مجازی
امروزه با پیشرفت تکنولوژی و همه‌گیر شدن شبکه‌های اجتماعی، بیشتر مردم از این شبکه‌ها برای برقراری ارتباط، کسب و کار و… استفاده می‌کنند، اما نمی‌دانند که چگونه باید آن را مدیریت کنند. در ادامه، چند نکته برای مدیریت مؤثر زمان حضور ما در شبکه‌های اجتماعی آورده شده است.
محدودیت زمانی تعیین کنید.
هر کسب و کار، فعالیت و برقراری ارتباط در شبکه‌های اجتماعی نیاز به محدودیت زمانی و مدیریت دارد. هنگامی‌که قصد انجام یک کار مهم را دارید، اما شبکه‌های اجتماعی و پیام‌های آن، حواس شما را پرت می‌کنند، باید برای خود یک برنامه ایجاد کنید و ساعات مشخصی را برای استفاده از شبکه‌های اجتماعی تعیین کنید. طبق این تحقیق +، در سال 2021 مردم جهان روزانه حدود چهار ساعت و نیم در اپلیکیشن‌های موبایل صرف می‌کنند که نسبت به سال 2019، افزایشی 30 درصدی داشته است. اپلیکیشن‌های زیادی وجود دارند که مدت‌زمان حضور شما در هر شبکه اجتماعی را به‌صورت نموداری به شما نشان می‌دهند و همچنین قابلیت تعیین حداکثر مدت‌زمان استفاده از هر شبکه اجتماعی در روز را نیز ارائه می‌کنند. برای نمونه، اپلیکیشن اندرویدی Usage Time را ببینید.
اعلان‌ها را خاموش کنید.
هنگامی‌که اعلان‌های شبکه‌های اجتماعی خود را خاموش می‌کنید، دیگر پیام‌هایی که برای شما در این شبکه‌ها می‌آیند روی صفحه موبایل شما نمایش داده نمی‌شوند؛ بنابراین امکان اینکه تمرکز خود را روی کارتان افزایش دهید و بهره‌وری لازم را از اهداف خود بدست بیاورید افزایش پیدا می‌کند.
هم‌زمان از چند شبکه اجتماعی استفاده نکنید.
استفاده هم‌زمان از چندین شبکه اجتماعی اصلاً راه‌حل خوبی نیست. سعی کنید متناسب با هدفی که دارید، شبکه اجتماعی موردنظر خود را انتخاب کنید. پیشنهاد می‌شود از یک یا دو شبکه اجتماعی استفاده کنید، زیرا نمی‌توانید همه آنها را به‌طور هم‌زمان کنترل کنید.
نکاتی برای مدیریت بهتر زمان برای مطالعه
زمان و مکان مطالعه خود را تعیین کنید.
بهترین زمانها و مکان‌ها را برای مطالعه خود تعیین کنید. به‌عنوان مثال اگر در کتابخانه می‌توانید مؤثرتر درس بخوانید، سعی کنید ساعاتی را در کتابخانه مطالعه کنید. اگر در خانه راحت‌تر هستید، محیط خانه را طوری فراهم کنید که بتوانید بیشترین بازدهی را از درس خواندن خود بدست آورید.
یادداشت‌ها و نکته‌های خود را بطور منظم مرور کنید.
هنگامی‌که استاد شما درس می‌دهد، نکته‌های مهم را یادداشت‌برداری کنید و قبل از شروع کلاس خود، آنها را مرور کنید. بعد از تمام شدن کلاس، دوباره یادداشت‌ها و نکته‌هایی را که قبلاً نوشته‌اید، به جزوه اضافه کنید. مرور کردن نکته‌ها و یادداشت‌ها می‌تواند به شما کمک کند تا برای کلاس بعدی خود آماده شوید.
درس خود را در اولویت قرار دهید.
برای اولویت قرار دادن درس، می‌توانید از جدول‌های برنامه‌ریزی استفاده کنید. این کار به شما، اهداف کوتاه‌مدت خود مانند مطالعه، مرور یادداشت‌ها و امتحانات را یادآوری می‌کند. با استفاده از برنامه‌ریزی هفتگی می‌توانید وظایف و کارهایی را که قرار است انجام دهید را به‌طور مؤثر مدیریت کنید تا هنگام امتحان دچار استرس و اضطراب نشوید.
- دوره ویدئویی آموزش اصول مطالعه – مهارت های تند خوانی و دقیق خوانی: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش مقابله با فراموشی در مطالعه – دلایل و راهکارها: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش تصویرسازی ذهنی در مطالعه – تکنیک تقویت حافظه: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش اصول مطالعه درسی – روش PQ6R برای یادگیری بهتر: اینجا را کلیک کنید (+).
نرم‌افزارها و ابزارهای مدیریت زمان
برای اینکه بهترین بهره‌وری را از زمان خود داشته باشید، نیاز به ابزارهایی برای مدیریت زمان دارید. در ادامه می‌خواهیم برخی از بهترین ابزارهای مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم.
نرم‌افزارهای مدیریت زمان Self control و Freedom
اگر در حال انجام کار مهمی هستید و می‌خواهید روی کار خود تمرکز کنید، می‌توانید از ابزارهایی مانند Self Control یا Freedom استفاده کنید. با استفاده از این ابزارها می‌توانید وبسایت‌ها و شبکه‌های اجتماعی را که باعث حواس‌پرتی شما می‌شوند را مسدود کنید.
نرم‌افزار مدیریت زمان Toggl Track
با استفاده از یک تایمر می‌توانید به افزایش تمرکز خود کمک کنید و اهداف خود را به‌طور دقیق و طبق برنامه پیش ببرید. برای این کار می‌توانید از برنامه رایگان Toggl Track استفاده کنید. استفاده از این برنامه بسیار آسان است و در اکثر دستگاه‌ها قابل استفاده است. همچنین یک گزارش کامل به شما ارائه می‌دهد که می‌توانید کم‌کاری‌های خود را ببینید و برای دفعات بعدی آنها را جبران کنید. اگر برنامه‌های دیگری برای ردیابی زمان خود نیاز دارید، برنامه‌های پولی مانند Clockify ،Harvest یا Time Doctor در دسترس هستند.
نرم‌افزارهای مدیریت زمان Calendly و Doodle
بسیاری از مردم دوست دارند از دفترچه یادداشت برای نوشتن لیست کارها و وظایف خود استفاده کنند، اما افرادی که به فناوری علاقه دارند از ابزارهای پیشرفته‌تری برای نوشتن کارهای خود استفاده می‌کنند و در این زمینه، برنامه‌هایی مانند Doodle و Calendly می‌توانند به شما کمک کنند. با استفاده از این برنامه‌ها می‌توانید بدون اینکه اولویت‌های خود را نادیده بگیرید، کارهای خود را برنامه‌ریزی کنید و قرار ملاقات‌های خود را تنظیم کنید.
نرم‌افزار مدیریت زمان Mind Tools
Mind Tools قابلیت‌های زیادی را برای بهبود مدیریت زمان در اختیار شما قرار می‌دهد , به شما کمک می‌کند تا سازمان‌دهی بیشتری بر روی زمان و اهداف خود داشته باشید. از آنجایی‌که مدیریت زمان مؤثر، بر بهره‌وری کارهای شما و برنامه‌ریزی اهدافتان تأثیر می‌گذارد، این ابزار می‌تواند راهنمای شما در این مسیر باشد؛ به‌طوری‌که لیستی از فعالیت‌ها، کارهایی که باید انجام دهید و کارهایی که انجام‌شده است را به شما ارائه می‌دهد.
- دوره ویدئویی آموزش رسم نقشه ذهنی Mind Map با ایکس مایند XMind: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش نگاشت الگوهای ذهنی و مدیریتی با Mindjet MindManager: اینجا را کلیک کنید (+).
مدیریت زمان با ابزار ماتریس اولویت
استفاده از ماتریس اولویت به شما کمک می‌کند تا بتوانید وظایف و کارهای روزمره خود را بهتر سازمان‌دهی کنید. با استفاده از این ابزار، برنامه‌های خود را هر روز مرور می‌کنید و وظایف مهم و غیر مهم خود را طبقه‌بندی می‌کنید. هنگامی که وظایف مهم و غیر مهم خود را طبقه‌بندی کردید، حالا نوبت این است که از کادرهای ماتریس اولویت استفاده کنید. توجه داشته باشید که هر کادر نباید بیشتر از ۷ یا ۸ وظیفه داشته باشد. در واقع مهم این است که کارهای مهم خود را در اولویت قرار دهید و آنها را به تعویق نیندازید. بعد از اولویت‌بندی کارهای مهم، حالا می‌توانید کارهایی که اهمیت کمتری دارند را در نظر بگیرید و آنها را طبقه‌بندی کنید. به‌این‌ترتیب از زیر مسئولیت‌های خود شانه خالی نمی‌کنید و می‌توانید با خیال راحت کارهای مهم و غیر مهم خود را طبقه‌بندی کنید. برای استفاده از این ماتریس برای مدیریت کارهای روزمره، هر روز از خودتان بپرسید:
- کدام کارهای من باید در طی 48 ساعت آینده انجام شوند؟ (کارهای فوری)
- از بین کارهای فوری، کدام یک از آنها مهم‌تر است؟ (کارهای مهم و غیر مهم)
- از بین کارهای بدون فوریت، کدام یک مهم‌تر است؟
منابع آموزشی مدیریت زمان
کتاب انجام کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس اثر دیوید آلن
کتاب «انجام کارها: هنر بهره‌وری بدون استرس» یکی از پرفروش‌ترین کتاب‌ها در زمینه مدیریت زمان است. متن کتاب بهترین شیوه‌ها و روش‌ها را به خوانندگان برای مدیریت زمان ارائه می‌دهد؛ بنابراین با خواندن این کتاب، خوانندگان می‌توانند وظایف خود را به درستی انجام دهند و کمتر نگران انجام فعالیت‌های خود باشند.
کتاب پروژه بهره‌وری؛ بهره‌وری بیشتر اهداف با مدیریت زمان توسط کریس بیلی
هدف اصلی کتاب پروژه بهره‌وری، یافتن شرایط کاری ایده‌آل است. نویسنده این کتاب، آزمایش‌های گوناگون بهره‌وری را روی خود انجام داده و نتایج بدست آمده را ثبت کرده است. با استفاده از آزمایش‌های مختلف انجام شده، نکته‌ها و توصیه‌های ارزشمندی درباره مدیریت زمان بدست آمده است که نویسنده در این کتاب با خوانندگان در میان می‌گذارد. این کتاب، مجموعه‌ای از تکنیک‌های آزمایش شده است که به دیگران یادآوری می‌کند کار شما فقط به میزان زمانی‌که برای آن صرف می‌کنید، بستگی ندارد بلکه باید نهایت بازدهی را از کاری که انجام می‌دهید به دست آورید.
کتاب مدیریت زمان در ۲۰ دقیقه در روز: استراتژی‌های ساده برای افزایش بهره‌وری و افزایش خلاقیت توسط هالی ریزم هانا
کتاب مدیریت زمان در ۲۰ دقیقه در روز، یک راهنمای ساده برای بدست آوردن حداکثر بهره‌وری از کار خود در طول روز را به مخاطبان ارائه می‌دهد. این کتاب، حدوداً ۱۰۰ صفحه است اما نکات بسیار ارزشمندی را در اختیار خوانندگان قرار می‌دهد. نویسنده این کتاب، نکاتی کاربردی برای مدیریت زمان و صرفه‌جویی در آن را به خوانندگان می‌گوید؛ همچنین شامل منابع مدیریت زمان، صرفه‌جویی در زمان و برنامه‌های بهره‌وری است که به خوانندگان کمک می‌کند در طول روز ساعاتی را که صرف انجام کارهای خود می‌کنند را ارزیابی کنند.
دوره ویدئویی آموزش آموزش پرورش خلاقیت، ایده پردازی و نوآوری: اینجا را کلیک کنید (+).
کتاب کار عمیق: قوانینی برای موفقیت اثر کال نیوپورت
بی‌شک کتاب کار عمیق، یکی از بهترین کتاب‌ها در زمینه مدیریت زمان است. هدف اصلی این کتاب، تمرکز بر روی اهداف و نادیده گرفتن عواملی است که باعث حواس‌پرتی مخاطبان می‌شود. این کتاب، دستورالعمل‌های لازم را برای افزایش تمرکز توضیح می‌دهد و نکاتی برای بهره‌وری بهتر از انجام کارها و اهداف به شما یاد می‌دهد. در دنیای امروزه که عوامل زیادی باعث حواس‌پرتی ما می‌شوند، این کتاب یک راه‌حل عالی برای مقابله با این عوامل به شما ارائه می‌دهد.
دوره ویدیویی آموزش مدیریت زمان و تکنیک‌های آن
این دوره آموزشی در 7 ساعت ویدیو، شما را با انواع تکنیک‌های مدیریت زمان و چگونگی به‌کارگیری آنها برای بهبود مهارت مدیریت زمان آشنا می‌کند. همچنین کارکردهای اصلی مدیریت زمان مانند تعیین اهداف، اولویت‌بندی فعالیت‌ها، تخصیص زمان به فعالیت‌ها و شیوه‌های بهره‌گیری بهتر از زمان و … را به شما آموزش داده و نحوه استفاده از آنها را بیان می‌کند. این دوره آموزشی توسط دکتر عبدالرحمن حائری، دکترای تخصصی مهندسی صنایع تهیه شده است.
- دانلود از این لینک +
دوره ویدیویی آموزش مدیریت زمان جهت بهره‌وری شخصی و حرفه‌ای
در این دوره آموزشی با اصول مدیریت زمان برای افزایش بهره‌وری در کارهای شخصی و شغلی آشنا خواهید شد و یاد می‌گیرید که چطور از زمان خود بهتر استفاده کنید، چطور کارهای خود را اولویت‌بندی کنید و در نهایت، چطور بین زندگی کاری و زندگی شخصی خود، توازن و تعادل برقرار کنید. این دوره آموزشی توسط عبدالله شریفی، دانشجوی دکترای تخصصی مهندسی صنایع تهیه شده است.
- دانلود از این لینک +
جمع‌بندی و سخن پایانی
روش‌های زیادی برای بهره‌وری در کارهای روزانه و وظایف شغلی وجود دارند. مسلماً هر کسی با توجه به اهدافی که دارد ممکن است نسبت به فرد دیگری متفاوت عمل کند، اما ما سعی کردیم تمام نکات لازم برای استفاده درست از زمان و گرفتن نتیجه مطلوب از اهدافتان را به شما بگویم. با استفاده از استراتژی‌های گفته شده و کمک گرفتن از نرم‌افزارها و کتابهای مدیریت زمان، می‌توانید زمان خود را به‌طور مؤثر مدیریت کنید و نتیجه قابل قبولی از وظایف خود بدست آورید.
چگونه باید به جای عقب انداختن کارها، برنامه‌ریزی کنیم؟
همان‌طور که گفته شد، ابتدا باید هدف خود را تعیین کنید و کارهایی را که قرار است انجام دهید بر اساس محدودیت زمانی خود اولویت‌بندی کنید. برای انجام این کار می‌توانید از خود سؤال کنید که کدام یک از اهداف شما در حال حاضر مهم‌تر هستند و نیاز به تمرکز و وقت بیشتری دارند. سپس بر اساس اهداف مورد نظر خود، آنها را برنامه‌ریزی کنید و به برنامه خود پایبند باشید.
چگونه باید زمان خود را مدیریت کنیم و وظایف را اولویت‌بندی کنیم؟
این موضوع کاملاً به شما بستگی دارد، یعنی باید هدفی را که امروز برای شما مهم‌تر است را در اولویت خود قرار دهید و اهداف دیگری را که می‌توانید بعداً به آنها بپردازید را موقتاً حذف کنید. با انجام این کار، نسبت به افراد دیگری که برای اهداف خود اولویت‌بندی ندارند چند قدم جلوتر هستید.
چرا باید کتابهای مدیریت زمان را بخوانیم؟
خواندن کتاب‌هایی درباره مدیریت زمان، از این‌جهت مهم هستند که می‌توانند به شما در زمینه‌هایی مانند تمرکز، برنامه‌ریزی، مشخص کردن اولویت‌ها، کاهش استرس، بهره‌وری بیشتر از اهداف و در نهایت، مدیریت مؤثر زمان کمک کنند. تمامی این عوامل باعث می‌شوند تا نتیجه مطلوب را از کارتان بدست آورید.
