امروزه ایمیل، بهعنوان یک ابزار معتبر برای ارسال و دریافت پیام شناخته میشود و استفاده از آن فراگیر و جهانی شده است. اکثر مکاتبات اداری، ارسال رزومهها و انتقال اسناد مهم بهواسطه محیط امن ایمیل انجام میشوند. از این گذشته، ایمیل، کاربردهای دیگری دارد. به جرئت میتوان گفت در عصری زندگی میکنیم که اگر یک آدرس ایمیل نداشته باشید، عملاً از بسیاری از مواهب دنیای مدرن امروزی محروم میشوید. به عبارت بهتر، هر فردی، برای بهرهمندی از سرویسها و خدمات متعددی که در فضای آنلاین وجود دارد، بدون شک به یک حساب کاربری ایمیل نیازمند است. پس، اگر جزو کسانی هستید که هنوز ایمیل ندارید، با ما در این نوشتار از مجله کاپریلا همراه باشید تا به پاسخ این سؤال میپردازیم که ایمیل چیست؟ و اطلاعاتی در رابطه با نحوه کار کردن با ایمیل و مزایا و معایب آن خدمت شما عزیزان ارائه دهیم.
ایمیل چیست؟
همواره در طول تاریخ بشر، ارسال اطلاعات از نقطهای به نقطه دیگر، بسیار حائز اهمیت بوده است. در دنیای باستان، روشهای متعددی برای ارسال اطلاعات وجود داشته است؛ استفاده از شیپور، تولید دود و آتش و … ازجمله این روشها هستند. تا اینکه خط اختراع شد و بشر توانست اطلاعات را مکتوب و ثبت نماید. بر اساس آنچه تاریخ حکایت میکند، اولین سازوکار انتقال اطلاعات را، ایرانیان از طریق چاپارها راهاندازی کردند. زمان بسیاری گذشت تا بشر، به تمدن و تکنولوژیهای پیشرفته دست یافت و انتقال اطلاعات از طرق مختلفی نظیر: تلگراف، تلفن و… رایج شد. در کنار اینها، انتقال اطلاعات بهواسطه ارسال نامهها از طریق ادارات پستی در کشورهای مختلف نیز فراگیر شد. تا اینکه کامپیوترها پا به عرصه وجود گذاشتند و در ایالات متحده، ایمیل (البته نه به شکل امروزی!) اختراع شد.
ایمیل یا پست الکترونیکی (به انگلیسی: Electronic Mail) به یک سرویس اینترنتی گفته میشود که برای ردوبدل کردن پیامهای متنی و اسناد (شامل انواع فایلها) بهکار گرفته میشود؛ پروسه ارسال و دریافت ایمیل، بهواسطه استفاده از وسایل الکترونیکی مانند: کامپیوتر و تلفنهای هوشمند و… قابلاجرا است. برای اولین بار ریموند ساموئل تاملینسون (Raymond Samuel Tomlinson) که یک برنامهنویس آمریکایی بود؛ ارسال پیام بهواسطه رایانه را ابداع کرد. ارسال ایمیل، نخستین بار در سال 1960 رخ داد و ری ساموئل، بهواسطه @ رابطی قرارداد تا نام سرور را به نام کاربری متصل کند. در ابتدا، دریافت و ارسال پیام بهواسطه ایمیل در حالی امکانپذیر بود که علاوه بر فرستنده پیام، گیرنده هم، میبایست آنلاین باشد تا پیام را دریافت کند؛ اما امروزه، برای دریافت ایمیل نیازی نیست که کاربران یا سیستمهای آنان آنلاین باشند.
ایمیل چگونه کار می کند؟
پاسخ به این سؤال که ایمیل چگونه کار میکند؟ ما را وارد مباحث فنی و زیرساختهای شبکه جهانی اینترنت میکند که خارج از حوصله این مقاله است؛ اما اگر بخواهیم بهطورکلی به پاسخ این سؤال بپردازیم، باید گفت که ایمیل، با عملکردی شبیه به پستهای کاغذی سنتی کار میکند؛ ایمیل، یکی از نخستین ویژگیهایی است که در اینترنت قابلدسترس بوده است و هنوز هم یکی از پرکاربردترین ویژگیهای فضای اینترنت است؛ دلیل کاربردی بودن آن نیز در ارسال اطلاعات از هر نقطهای از جهان و دریافت این اطلاعات در هر نقطه دیگر است.
چگونه با ایمیل کار کنم؟
برای اینکه با ایمیل کار کنید، ابتدا باید در فضای اینترنت، یک آدرس پست الکترونیکی برای خودتان ثبت کنید. (یا اصطلاحاً یک حساب کاربری ایمیل بسازید.) پسازاینکه حساب کاربری ایمیل خود را ساختید، یک آدرس پستی الکترونیکی دریافت میکنید. حال کافی است که آن آدرس را به کسانی که مایلید برای شما ایمیل ارسال کنند، بدهید تا آنها بتوانند به آدرستان، ایمیل ارسال کنند. شما نیز برای ارسال ایمیل به یک شخص، باید از او، آدرس پست الکترونیکیاش را بگیرید و ایمیل موردنظرتان را به آدرسش ارسال کنید.
کجای اینترنت می توانم یک آدرس پست الکترونیکی برای خودم ثبت کنم؟
کمپانیهای زیادی در داخل و خارج از کشور وجود دارند که شما با مراجعه به وبسایت آنها میتوانید برای خودتان یک آدرس پست الکترونیکی ثبت کنید و با استفاده از خدماتی که آنها ارائه میدهند، قادر خواهید بود تا به ارسال ایمیل بپردازید. به این کمپانیها (Email Provider) گفته میشود. این کمپانیها، هرکدام، برای سرویسِ ایمیل خود یک اسم انتخاب کردهاند و مردم جهان بیشتر، اسمِ سرویسِ ایمیل را میشناسند تا اسم کمپانیای که این سرویس را ارائه میدهد! برای مثال: سرویس جیمیل (Gmail) توسط کمپانی گوگل و سرویس اوتلوک (Outlook) توسط کمپانی مایکروسافت ارائه میشود. در ادامه، لیست بهترین سرویسهای ایمیل خارجی که میتوانید از آنها استفاده کنید را ذکر کردهایم:
در کنار کمپانیهای خارجی که سرویس ایمیل را ارائه میدهند، شرکتهای ایرانی متعددی هستند که در حوزه ارائه سرویسهای ایمیلی فعالاند. لیست بهترین سرویسهای ایمیل ایرانی به شرح ذیل است:
- پست الکترونیکی ایران (سرویس رایانامه ایران)
- ایمیل ایرانی چاپار
- ایمیل فارسی (میلفا)
- میهن میل
- وطن میل
- صبا میل
همانطور که گفته شد شما با مراجعه به وبسایت هریک از آنها، میتوانید یک حساب کاربری ایمیل برای خود بسازید. بهاینترتیب، اولین گام برای ساختن یک حساب کاربری ایمیل را برداشتهاید.
چگونه یک ایمیل بسازیم؟
همانطور که گفته شد، اولین گام برای ساختن یک ایمیل، مراجعه به وبسایت Email Provider ها و ساخت یک اکانت (حساب کاربری) در این وبسایتها است. مراحل ساخت ایمیل در Email Provider های مختلف، تقریباً یکسان است. برای این منظور، روی دکمه Sign Up (نه Sign In) کلیک کنید، تا پروسه ساخت حساب کاربری، برای شما آغاز گردد. آنها از شما حین ثبتنام برای یک ایمیل، میخواهند که اطلاعاتی نظیر: نام، نام خانوادگی، کشوری که در آن سکونت دارید، شماره تلفن همراه، تاریخ تولد، جنسیت و… را ارائه دهید و از طریق ارسال یک پیامک که حاوی یک کد اعتبار سنجی ایمیل (Email Verification Code) است، از واقعی بودن شماره تلفن همراهتان مطمئن میشوند. آنها، همچنین از شما میخواهند یک گذرواژه یا پسورد را برای هر بار ورود به حساب کاربری خود تعیین کنید. شایان ذکر است که شما، هم از طریق کامپیوتر، هم از طریق لپتاپ و هم از طریق گوشی هوشمند خود، میتوانید برای ساخت ایمیل اقدام کنید.
برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، توصیه میکنیم به مقاله طریقه درست کردن ایمیل شخصی که یک راهنمای تصویری و گامبهگام است، مراجعه نموده و پسازاینکه یاد گرفتید چگونه ایمیل شخصی بسازید، به همین مقاله بازگردید و ادامه مبحث را دنبال کنید.
چه فرقی بین Sign In و Sign Up وجود دارد؟
Sign Up به معنای «ثبتنام» و Sign In به معنای «ورود» است. اگر میخواهید در وبسایت یکی از Email Provider ها، ایمیل جدید بسازید، باید از گزینه Sign Up استفاده کنید؛ اما اگر ایمیل خود را ساختهاید و قصد دارید برای ارسال ایمیل به دیگران یا چک کردن Inbox تان، وارد حساب کاربری ایمیل خود شوید، میبایست از گزینه Sign In استفاده کنید.
چک کردن Inbox ایمیل یعنی چه؟
Inbox یا «جعبه دریافت ایمیل» به قسمتی از حساب کاربری ایمیلتان گفته میشود که پیامها و ایمیلهایی که از دیگران دریافت کردهاید، در آن قسمت نمایش داده میشود. پسازاینکه حساب کاربری ایمیل خود را ساختید، بهتر است هر از چند گاهی به قسمت Inbox حساب کاربریتان سری بزنید و چک کنید که از چه اشخاصی ایمیل دریافت کردهاید و سپس در صورت تمایل به ایمیل آنها، پاسخ دهید.
ایمیل خود را ساخته ام، حالا چگونه یک ایمیل ارسال کنم؟
برای این کار کافی است که روی دکمه Compose در حساب کاربری خود کلیک کنید. در شکل زیر، با اشارهگر قرمزرنگ محل دکمه compose را نشان دادهایم.
پس از کلیک بر روی دکمه Compose، یک صفحه برای شما باز میشود که به شکل و مشخصات زیر است.
- در این قسمت، آدرس ایمیل شخصی که قصد دارید برای او یک ایمیل ارسال کنید را وارد نمایید.
- موضوع و عنوان ایمیل را در این قسمت وارد کنید. موضوع و عنوان ایمیل میتواند هر چیزی باشد؛ مهم این است که خلاصهی آنچه که قرار است در بدنه ایمیل خود درباره آن توضیح میدهید را در این قسمت تایپ کنید. مثلاً موضوع و عنوان ایمیل میتواند این باشد: «دعوت به یک مهمانی».
- به این قسمت بدنه پیام ایمیل گفته میشود. آنچه که قرار است گیرنده، درباره آن اطلاع داشته باشد را بهصورت مفصل در اینجا تایپ کنید. توصیه میکنیم که بدنه پیام ایمیلتان خیلی طولانی نباشد. مثلاً: «سلام دوست عزیز! شما به یک مهمانی به مناسبت فارغ التحصیلی من دعوت شدهاید.» همچنین میتوانید مکان و زمان مهمانیای که ترتیب دادهاید را در این بخش بنویسید.
- در این بخش، امکاناتی در اختیارتان قرار دارد که به شما در زیباسازی و غنای محتوایی ایمیلتان کمک میکند. هر آیکونی که در این قسمت قرار دارد، کار بهخصوصی را انجام میدهد. مهمترین آیکون این قسمت، همان آیکونی است که به شکل یک «منگنه» میباشد. با کلیک بر روی این آیکون میتوانید فایل موردنظر خود را به پیام متنی ایمیلتان ضمیمه کنید.
پس از انجام مراحل بالا، با کلیک بر روی این دکمه آبیرنگ، ایمیل شما به آدرس گیرنده ارسال میشود.
آموزش حرفه ای جیمیل – از مقدماتی تا پیشرفته: اینجا را کلیک کنید (+).
چگونه به ایمیلی که از دیگران دریافت کرده ام پاسخ دهم؟
برای این کار باید به Inbox حساب کاربری ایمیل خود مراجعه کنید. همانطور که گفته شد، در این قسمت میتوانید لیست ایمیلهای دریافتی خود را مشاهده نمایید. در تصویر زیر، همهچیز بهروشنی نشانداده شده است.
- روی این گزینه کلیک کنید. تا لیست ایمیلهای دریافتیتان را مشاهده نمایید.
- در لیست ایمیلهای دریافتی خود، روی ایمیلی که قصد دارید به آن پاسخ بدهید کلیک کرده و آن را باز کنید.
در تصویر زیر، ایمیل دریافتیای که باز شده است را مشاهده میکنید.
در صفحه باز شده، پس از خواندن ایمیل، با کلیک بر روی دکمه Reply (دکمهای که با اشارهگر قرمز در تصویر بالا نشان داده شده است) میتوانید به آن ایمیل پاسخ دهید. تصویر زیر، صفحهای را نشان میدهد که پس از کلیک بر روی دکمه Reply باز میشود.
- در این باکس، میتوانید پاسخ خود را به ایمیل دریافتیتان تایپ کنید.
- با کلیک بر روی این دکمه آبیرنگ، پاسخ شما به ارسالکننده پیام فرستاده میشود.
به همین سادگی! و به ترتیبی که گفته شد، میتوانید به ایمیلهای دیگران پاسخ دهید.
آیا ساخت ایمیل رایگان است؟
بله. صرف ساختن یک حساب کاربری ایمیل در Email Provider ها هزینهای ندارد.
آیا استفاده از ایمیل رایگان است؟
نه همیشه! استفاده از خدمات بعضی از Email Provider ها، کاملاً رایگان است؛ اما برخی دیگر از آنها، به ازای ارائهی همه یا بخشی از خدماتشان، از شما هزینه دریافت میکنند. برای مثال، دو Email Provider معروف ایرانی، یعنی «رایانامه ایران» و «چاپار»، از افرادی که از بخش «کاربر حقیقی» استفاده میکنند، هیچ هزینهای دریافت نمیکنند؛ اما از افرادی که از بخشهای «کاربر ویژه حقیقی» و «کاربر ویژه حقوقی» استفاده میکنند، هزینه دریافت میکنند. برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، پیشنهاد میکنیم به این لینک [+] مراجعه نمایید.
آیا ایمیل کاربردهای دیگری هم دارد؟
بله. ایمیل، علاوه بر ارسال و دریافت پیام، کاربردهای گستردهای دارد. همانطور که در ابتدای این نوشتار ذکر شد، در عصری زندگی میکنیم که اگر یک آدرس ایمیل نداشته باشید، عملاً از بسیاری از مواهب دنیای مدرن امروزی محروم میشوید. به عبارت بهتر، هر فردی، برای بهرهمندی از سرویسها و خدمات متعددی که در فضای آنلاین وجود دارد، بدون شک به یک حساب کاربری ایمیل نیازمند است. توضیح بیشتر آنکه، ثبتنام در بسیاری از وبسایتها، وب اپلیکیشنها، شبکههای اجتماعی، فرومها و… بهمنظور استفاده از آنها، بدون داشتن یک آدرس ایمیل، غیرممکن است؛ زیرا بسیاری از این وبسایتها و وب اپلیکیشنها، هویت کاربرانشان را از طریق آدرس ایمیل، احراز میکنند.
سوای کاربرد ایمیل جهت احراز هویت کاربران، این سرویس اینترنتی، کاربردهای دیگری نیز دارد که در ادامه لیست شدهاند:
- انجام مکاتبات سازمانی
- مستندسازی مکالمات
- ارسال اسناد مهم
- دریافت خبرنامه
- دریافت رویدادها و اطلاع از آنها
- ارسال رزومههای کاری یا اپلای تحصیلی به خارج از کشور
- استفاده در دیجیتال مارکتینگ (برای کسب اطلاعات بیشتر در این خصوص، میتوانید به این لینک [+] مراجعه نمایید.)
آموزش بازاریابی ایمیلی Email Marketing: اینجا را کلیک کنید (+).
ایمیل یکبار مصرف چیست و چه کاربردی دارد؟
ایمیل یکبار مصرف، به آدرس ایمیلی گفته میشود که تنها برای چند دقیقه به وجود میآید و پسازاینکه یک بار از آن استفاده شد، برای همیشه از بین میرود. برخی از کاربران اینترنتی، برای ثبتنام در یک وبسایت یا یک وب اپلیکیشن – به هر دلیلی – نیازی نمیبینند که از ایمیل اصلی و دائمی خود برای احراز هویتشان استفاده کنند؛ اینجا است که از ترفند ایمیل یکبار مصرف بهره میگیرند.
پسازاینکه ایمیل یکبار مصرفی را ساختید، آدرس آن ایمیل را بهجای آدرس ایمیل اصلی خود، برای احراز هویت در وبسایت یا وب اپلیکیشن موردنظر وارد کنید. آنگاه، آن وبسایت یا وب اپلیکیشن، کد یا لینک اعتبارسنجیاش را به آدرس ایمیل یکبار مصرف شما ارسال میکند. کافی است که در Inbox ایمیل یکبار مصرفتان، لینک یا کد را تأیید کنید تا از خدمات آن وبسایت و وب اپلکیشن استفاده نمایید.
چگونه ایمیل یکبار مصرف بسازم؟
وبسایتهایی در سطح اینترنت وجود دارند که به کاربران، آدرس ایمیل یکبار مصرف میدهند؛ ایمیلی که در بهترین حالت خود، 10 دقیقه اعتبار دارد. ازجمله این وبسایتها میتوان به:
و .. اشاره کرد.
شما با مراجعه به این وبسایتها میتوانید بهسادگی و بلافاصله آدرس یک ایمیل یکبار مصرف را که مختص خود شما است، مشاهده کنید و از آن برای خود استفاده کنید.
ایمیل موقت چه فرقی با ایمیل یکبار مصرف دارد؟
هیچ تفاوتی! ایمیل یکبار مصرف، ایمیل موقت، Temp Mail، Temporary Mail، Disposable Email و… همگی یک مفهوم دارند. پس، اگر این اسامی را در جاهای مختلفی شنیدید، سردرگم نشوید.
مزایای استفاده از ایمیل
داشتن ایمیل، علاوه بر سهولت در استفاده و سرعت بالای انتقال پیام، مزیتهای دیگری مانند: امکان ضمیمه کردن فایل با فرمتهای مختلف (ویدئو، عکس و فایل صوتی و…) و ارسال فایل را دارا است. همچنین امکان ذخیره پیامهای دریافتی نیز وجود دارد و کاربر بهسادگی میتواند پیامی که دریافت کرده را در سیستم خود ذخیره کند. قابلیت مفید دیگر ایمیل که از مزایای آن محسوب میشود، قابلیتی است که در آن، برای ارسال پیام بهصورت خودکار وجود دارد. علاوه بر اینها، امکان ارسال یک پیام، بهصورت همزمان برای چند نفر که باعث صرفهجویی در وقت کاربر میشود، نیز از مزایای ایمیل محسوب میشود.
معایب استفاده از ایمیل
در کنار مزایایی که اشاره شد، استفاده از ایمیل ممکن است معایبی هم داشته باشد؛ مثلاً نرخ انتشار ویروسهای مخرب در ایمیلها بالا است. پس اکیداً توصیه میکنیم هر ایمیلی را باز نکنید. مخصوصاً:
- ایمیلهایی که حاوی یک یا چند لینک هستند که در آنها از شما خواسته شده، روی لینکها کلیک کنید.
- یا ایمیلهایی که ارسالکننده آنها ادعا میکند از طرف شرکت یا کمپانی معتبر و قانونی است؛ درحالیکه این ادعا صحت ندارد و او ممکن است قصد سرقت اطلاعات شخصی و بانکی شما را داشته باشد.
- یا ایمیلهایی که در متن آنها از شما خواسته شده، اطلاعاتتان را وارد کنید.
- و هر ایمیل مشکوکی شبیه به اینها.
روال کار ایمیلهای مخرب به این صورت است که شما (بهعنوان دریافتکننده این ایمیلها) بدون اینکه متوجه شوید این ایمیلها را باز میکنید و با انجام یک سری کارهای ساده مانند کلیک کردن روی لینکی که در این ایمیلها موجود است، سیستم خود را آلوده مینمایید. هرچند سیستم ایمیل، بهگونهای طراحی شده است که پیامهایی از فرستندههای ناشناس یا غیر معتبر را در Inbox تان به شما نشان ندهد، اما بازهم ممکن است که این پیامها را در بخش Spam حساب کاربریتان ببینید. لذا مجدداً تأکید میکنیم که با دقتی بیشتر و چشمانی باز و هوشیار، با حساب کاربری ایمیل خود کار کنید.
آموزش مدیریت ایمیل با اوت لوک Microsoft Outlook: اینجا را کلیک کنید (+).
لینک مقالات تکمیلی
اگر تا به اینجای کار با مفاهیم پایهای و اولیه مربوط به «ایمیل» خوشتان آمده است؛ پیشنهاد میکنیم در صورت تمایل، مطالب زیر که مباحث پیشرفتهتر این حوزه هستند را نیز مطالعه بفرمایید:
- ارسال ایمیل گروهی در جیمیل Gmail – راهنمای گام به گام و تصویری از ۰ تا ۱۰۰
- دلیوری delivery ایمیل در یاهو – نرم افزار های اطلاع از خوانده شدن و ردیابی ایمیل در Yahoo
- ساخت خبرنامه ایمیلی به زبان ساده – آموزش جامع برنامهریزی، طراحی و ارسال ایمیل
- مزایای ایمیل مارکتینگ چیست؟ – ۱۳ مزیت ارزشمند بازاریابی ایمیلی
- کمپین ایمیل مارکتینگ چیست؟ | راهکارهای کلیدی کمپین ایمیلی موفق
- فرمول محاسبه و افزایش نرخ کلیک ایمیل
- ۱۵ + ۷ ابزار ارسال ایمیل تبلیغاتی رایگان – معرفی افزونههای SMTP وردپرس
- بهترین نرم افزار ارسال ایمیل انبوه کدام است؟ – معرفی ۲۵ نرمافزار ایمیل مارکتینگ
سخن پایانی در رابطه با ایمیل
سیستم ایمیل، بیش از نیم قرن است که سرویسدهی خود را در حوزه نقلوانتقال پیامها و اسناد در بستر اینترنت حفظ کرده؛ ویژگیهای مثبت و قابلیتهایی که این سرویس دارد، عمر آن را در دنیای تکنولوژی طولانی نموده است. ایمیل، فقط کاربردهای شخصی ندارد و در تاروپود دنیای مارکتینگ و بازارهای آنلاین نیز تنیده است؛ پس، میتوان گفت که طول عمر این تکنولوژی، طولانیتر هم خواهد شد و به این زودیها از میان ما کوچ نخواهد کرد. پس اگر کار کردن با ایمیل و مباحث پیشرفتهتر آن را بیاموزید، میتوانید به مدت طولانی از آن استفاده کنید. امید است نگارش این مقاله، گامی مؤثر را در راستای استفاده از سرویس مفید و معتبر ایمیل برداشته باشد و نکات مفید ذکرشده در آن، موردتوجه و استفاده شما مخاطبان گرامی قرار گیرد. در صورت داشتن هرگونه سؤال یا ابهام در مورد مطلب فوق و یا دیگر مطالب مربوط به این مقاله، خوشحال میشویم اگر آن را در قسمت نظرات و دیدگاهها با ما در میان بگذارید.
اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزشها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد میشوند:
- آموزش حرفه ای جیمیل – از مقدماتی تا پیشرفته
- آموزش مدیریت ایمیل با اوت لوک Microsoft Outlook
- آموزش بازاریابی ایمیلی Email Marketing
- آموزش آشنایی با ایمیل سرور MDaemon
- آموزش اینترنت – کار با Internet