مذاکره در زمینه کسب و کار و یا موضوعات مالی شخصی، با اضطراب زیادی همراه است؛ به همین علت فنون مذاکره، مهارتی است که به شما کمک می‌کند تا فرصت‌های مالی و شغلی بهتری کسب کنید و ضمن دوری از این اضطراب، هر گونه مذاکره‌ای را به نفع خود به پایان برسانید. در ادامه این مقاله از آکادمی کاپریلا به بررسی تکنیک‌هایی می‌پردازیم که به شما کمک می‌کنند تا با اضطراب کمتری مذاکره کنید و در مذاکرات خود پیروز شوید.
مقدمه‌ای بر هنر مذاکره و استراتژی‌های مذاکره
اغلب افراد از تکنیک‌های مذاکره به شیوه موثر استفاده نمی‌کنند و در فرایند مذاکره، فقط به رفتار طرف مقابل واکنش نشان می‌دهند. چنین رویکردی ممکن است در موضوعات ساده جوابگو باشد، اما در معاملات پیچیده باید یک رویکرد استراتژیک را در نظر بگیرید. مذاکره‌کنندگان موفق به افراد دیگر در فرایند مذاکره و نقشی که ممکن است در مذاکره داشته باشند توجه می‌کنند. همچنین این افراد، زمان مذاکره و ارتباطات موثر در این فرایند را در نظر می‌گیرند و درخواستهای خود را به‌صورت انعطاف‌پذیر مطرح می‌کنند. استفاده از فنون مذاکره و این تکنیک‌های استراتژیک به شما کمک می‌کند تا در فرایند مذاکره به فرصت‌های بهتری دست یابید و نتایجی را کسب کنید که منجر به ارائه ارزش برای هر دو طرف معامله می‌شود.
معمولاً افراد، استراتژی مشخصی برای مذاکره تدوین نمی‌کنند و به بررسی اهداف و علایق طرف مقابل مذاکره اکتفا می‌کنند، اما باید بدانید که این اطلاعات برای مذاکره موثر کافی نیست و در‌نهایت، فرایند مذاکره شما به طرف مقابل وابسته خواهد بود. این روش برای مذاکرات معمول که سرمایه کمی دارند مناسب است؛ در این روش، مذاکره‌کنندگان با توجه به واکنش طرف مقابل از فنون مذاکره متفاوتی استفاده می‌کنند و به‌راحتی تکنیک مذاکره خود را عوض می‌کنند. اما برای مذاکرات پیچیده و موقعیت‌هایی که صحبت از سرمایه بسیار بیشتری است، این روش پاسخگو نخواهد بود. در چنین شرایطی، مذاکره‌کنندگان به تکنیک بسیار قوی‌تری نیاز دارند. به‌عنوان مثال برای مذاکره در زمینه‌‌های سیاسی، نظامی و معاملات عظیم به رویکرد استراتژیکی نیاز دارید که شما را به هدف نهایی برساند. یک استراتژی مشخص در فرایند مذاکره به شما کمک می‌کند تا برای هر مرحله یک برنامه مشخص داشته باشید.
در یک مذاکره استراتژیک با احتمال کمتری به‌صورت هیجانی واکنش نشان می‌دهید و بدون ترس از واکنش طرف مقابل درخواستهای خود را مطرح می‌کنید. در واقع، شما با طراحی استراتژی مذاکره، خودتان را برای بدترین پیشامد‌های ممکن آماده می‌کنید اما در عین حال، اقداماتی انجام می‌دهید که در دستیابی به نتیجه دلخواه تاثیرگذارند. در بخش‌های پایانی مقاله، به موارد مهمی اشاره می‌کنیم که باید در استراتژی مذاکره خود رعایت کنید اما در ابتدا، چند مثال از کاربردهای هنر مذاکره و نقش مذاکرات در پیشبرد اهداف مالی و کاری خود را با هم مرور کنیم. از این فنون مذاکره می‌توانید در موقعیت‌های مشابه برای پرداخت هزینه کمتر و کسب مزایای مورد نظر خود استفاده کنید. به توانایی‌های خود ایمان داشته باشید و تلاش کنید تا نتایج دلخواه خود را با مذاکره کسب کنید. البته در این زمینه، یادگیری زبان بدن هم به شما کمک زیادی خواهد کرد.
نمونه‌هایی از فنون مذاکره
پس از آنکه با انواع فنون مذاکره آشنا شدید، می‌توانید از آنها در موقعیت‌های متفاوتی استفاده بکنید. در ادامه چند نمونه از موقعیت‌هایی که نیازمند استفاده از فنون مذاکره هستند را مطرح می‌کنیم و در هر کدام از آنها چند روش برای شروع گفتگو و مذاکره مودبانه و موثر را مشاهده خواهید کرد.
دوره ویدئویی آموزش اصول و فنون مذاکرات تجاری بین الملل یا دیپلماسی تجاری – مقدماتی: اینجا را کلیک کنید (+).
مذاکره برای افزایش حقوق
مدیران سازمان‌ها معمولاً هنگام مصاحبه شغلی، انتظار مذاکره در مورد حقوق و مزایای شغل مورد نظر را دارند، اما اغلب کارمندان درخواست و سوالات خود را در رابطه با حقوق مطرح نمی‌کنند. بسیاری از افراد احساس خوبی نسبت به بحث پیرامون مسائل مالی ندارند، اما سازمان‌ها معمولا از شما انتظار دارند که درخواست خود در این رابطه را به‌طور واضح مطرح کنید. این بهترین فرصت است تا درآمد خود را افزایش دهید.
مثال‌هایی از فنون مذاکره برای افزایش حقوق
- در مورد میانگین دستمزد در موقعیت شغلی خود تحقیق کنید: از پیشنهاد شما ممنونم و بابت این موقعیت شغلی و فرصت همکاری با تیم شما خوشحال هستم. درک می‌کنم که بودجه مشخصی را برای این پروژه در نظر گرفتید، اما امیدوارم که اگر ممکن است مبلغ پیشنهادی من را بررسی کنید. در واقع این مبلغ، میانگین دستمزد برای این موقعیت شغلی در این تخصص و با توجه به مهارت‌ها و تجربه من است. من اطمینان دارم که می‌توانم خدمات خوبی در مجموعه شما ارائه دهم.
- آماده مخالفت با درخواست خود باشید: بابت زمانی‌که برای مذاکره در مورد حقوق اولیه در نظر گرفتید متشکرم، و کاملاً متوجه محدودیت‌های شما در تامین بودجه مورد نظر هستم. علی‌رغم این موضوع، من تمایل دارم که با مجموعه شما همکاری کنم اما لطفاً با توجه به مهارت و تجربه‌ای که دارم در مورد پاداش در نظر گرفته شده نیز صحبت کنیم.
فنون مذاکره برای دریافت کمک هزینه تحصیلی
گاهی اوقات ممکن است برای تامین مخارج تحصیلی خود درخواست کمک هزینه تحصیلی بدهید، اما مبلغ این کمک هزینه بسیار کم باشد. در چنین شرایطی می‌توانید با اداره مربوطه در دانشگاه یا محل کار خود تماس بگیرید و از فنون مذاکره برای افزایش این مبلغ کمک بگیرید. در فرایند دریافت کمک هزینه تحصیلی، باید درخواستی به دانشگاه ارائه دهید و دلایل خود برای دریافت این کمک هزینه را مطرح کنید. در ادامه به چند مورد از فنون مذاکره اشاره می‌کنیم که می‌توانید از آنها در درخواست خود استفاده کنید.
مثال‌هایی از فنون مذاکره برای درخواست کمک هزینه تحصیلی
- سوالات خود را مطرح کنید: آیا امکان تجدیدنظر در درخواست کمک هزینه تحصیلی من وجود دارد؟ آیا ممکن است درخواست دیگری برای شرایط مالی جدیدی مطرح کنم؟
- دلایل شخصی خود را توضیح دهید: به علت اینکه با درخواست کمک هزینه تحصیلی من موافقت نشده، نمی‌توانم در ترم تحصیلی پاییز در رشته مورد علاقه‌ام تحصیل کنم. آیا ممکن است که درخواست کمک هزینه تحصیلی من مجدداً بررسی شود؟ پیشاپیش بابت کمک شما در تحقق هدفی که دارم، سپاسگزارم.
مذاکره برای کاهش اجاره منزل
عوامل متنوعی بر قیمت اجاره منزل تاثیر می‌گذارد، به‌عنوان مثال قیمت فعلی بازار، میزان عرضه و تقاضا، مشکلات اقتصادی جامعه، منطقه، متراژ و امکانات منزل در قیمت‌گذاری خانه تاثیر‌گذار است؛ در نتیجه با توجه به این موارد می‌توانید در مورد مبلغ اجاره خانه مذاکره کنید.
مثال‌هایی از فنون مذاکره برای کاهش اجاره خانه
- از اهرم رقابت استفاده کنید: با توجه به خانه‌های مشابهی که بازدید کردیم و مبلغ اجاره پایین‌تر آنها، اگر ممکن است در مورد قیمت پیشنهادی شما مذاکره کنیم؟
- یک موقعیت برد-برد پیدا کنید: با توجه به این موضوع که شما دنبال مستاجری با قرارداد حداقل ۲ ساله هستید، من تمایل دارم که خانه شما را برای حداقل ۲ سال اجاره کنم؛ اما در صورت امکان، بجای ۳ میلیون و دویست هزار تومان با مبلغ ماهیانه ۳ میلیون تومان قرارداد اجاره را ببندیم.
مذاکره برای عضویت باشگاه، مراکز تفریحی و …
هزینه عضویت در باشگاه‌ها گاهی اوقات شامل تخفیف‌های فصلی و ماهانه می‌شود، همچنین بعضی مجموعه‌ها برای مشتریان دائم خود نیز تخفیف‌های ویژه‌ای در نظر می‌گیرند. شما می‌توانید از این موضوع استفاده کنید و هزینه کمتری برای عضویت در باشگاه پرداخت کنید.
مثال‌هایی از فنون مذاکره برای عضویت در باشگاه، مراکز تفریحی و …
- درخواست خود را به‌صورت سوال مطرح کنید: من تمایل دارم که عضویت خود را در باشگاه شما تمدید کنم. آیا تخفیف خاصی برای تمدید عضویت مشتریان در نظر گرفتید؟
- برخی امکانات را حذف کنید: من در حال حاضر برای عضویت در باشگاه مبلغ ۴۰۰ هزار تومان پرداخت می‌کنم، اما این مبلغ برای من زیاد است. در صورتی‌که از بعضی امکانات باشگاه استفاده نکنم، آیا می‌توانم هزینه عضویت کمتری پرداخت کنم؟
چگونه مذاکره موفقی داشته باشیم؟
موفقیت در مذاکره، فقط به تسلط بر تکنیک‌ها و استراتژی‌های مذاکره نیاز ندارد و باید قبل از هر مذاکره‌ای، نکاتی را در نظر داشت که در این بخش، به بررسی همین نکات می‌پردازیم.
در تعیین طرف مقابل مذاکره خود تجدید نظر کنید.
اغلب افراد برای مذاکره به‌دنبال شرکای واضح می‌گردند، به‌عنوان مثال، یک فروشنده قطعاً برای مذاکره به‌سراغ خریدار می‌رود، اما نباید از سایر افراد در فضای مذاکره مانند رقبا، تامین‌کنندگان و مشتریان خود و طرف مقابل غافل شویم. بنابراین باید در استراتژی خود، همه افرادی که در دستیابی به اهداف شما تاثیرگذارند را در نظر بگیرید. برای تجدید نظر در مورد طرف مقابل مذاکره، باید به سوالات زیر پاسخ دهید:
- به‌دنبال کسب چه نتایجی از طریق این مذاکره هستید؟
- این نتایج برای چه افرادی اهمیت دارد؟
- چه افرادی در دستیابی به این نتایج نقش دارند؟
- چگونه می‌توانید با افرادی که در دستیابی به نتایج مورد نظر شما نقش دارند، ارتباط برقرار کنید؟
به‌عنوان مثال مالک یک اثر هنری را در نظر بگیرید که قصد دارد مانع پخش بدون مجوز اثر خود شود. بعضی از دستگاه‌های چینی امکان پخش فیلم و موسیقی بدون مجوز را می‌دهند؛ حال فرض کنید که این مالک، برای این منظور با تولیدکنندگان ارزان در بازار مذاکره کند تا از ساخت این دستگاه‌ها صرف نظر کنند. در چنین شرایطی، اغلب تولیدکنندگان درخواست او را رد می‌کنند و در نهایت اگر چاره دیگری نداشته باشند، فروشگاه مربوطه را تعطیل می‌کنند و آن را با اسم دیگری افتتاح می‌کنند. اما این فرد می‌تواند به‌جای مذاکره با تولیدکنندگان، با توزیع‌کنندگان این محصولات مذاکره کند و از آنها درخواست کند تا واردات و فروش این محصولات را متوقف کنند. به این ترتیب، با توجه به افراد دیگر موثر در فرایند مذاکره می‌توانید نتایج بهتری را کسب کنید.
در مورد طرف مقابل مذاکره تحقیق کنید.
در مذاکرات پیچیده، اغلب مذاکره‌کنندگان بر میزان قدرت و تاثیر‌گذاری طرف مقابل، اینکه با چه چیزی موافقت می‌کند و چگونه می‌توان نظر او را عوض کرد تمرکز می‌کنند. این استراتژی پیچیده‌تری است اما درصد موفقیت بالاتری نیز دارد؛ زیرا فرصتی برای تغییر عقیده طرف مقابل و دستیابی به نتایج بهتر پیدا می‌کنید. به‌عنوان مثال یک مشتری ممکن است در مذاکره با یکی از تامین‌کنندگان مهم در یک حوزه خاص، به این علت که درصد کوچکی از کسب و کار آن تامین‌کننده را پوشش می‌دهد، احساس ناکامی کند. اما اگر این مشتری تحقیقات بیشتری انجام دهد متوجه می‌شود که درصد بالایی از نیاز یکی از کارخانه‌های آن تامین‌کننده را می‌تواند پوشش دهد. بنابراین در مذاکره با مدیر واحد مربوطه می‌تواند موفقیت بیشتری کسب کند. باید بدانید که عملکرد یک شرکت با توجه به واحد‌های آن در مناطق مختلف سنجیده می‌شود، به همین علت، برای فرایند مذاکره بهتر است که اطلاعاتی در مورد حوزه مربوطه کسب کنید. یک مورد مشابه تیم زنجیره تامین شرکتی بود که متوجه شدند مذاکره با طرف مقابل در مورد تخفیف بیشتر فایده چندانی نخواهد داشت و زمانی مذاکره خود را به موضوعاتی فراتر از تخفیف و موضوع فروش گسترش دادند متوجه اهمیت نقش سهامداران در مذاکره شدند.
در مورد نتایج مذاکره انعطاف‌پذیر باشید.
اغلب مذاکره‌کنندگان در مورد نتایج معاملات خود تجدیدنظر نمی‌کنند. این افراد، انتخاب‌های محدودی مانند معاملات کوتاه‌مدت و یا بلند‌مدت در نظر می‌گیرند و فقط از فنون مذاکره متفاوتی با توجه به موضوع مورد نظر استفاده می‌کنند. گاهی اوقات بهترین استراتژی ممکن در فرایند مذاکره، انتخاب گزینه جایگزین برای توافق است. بنابراین توصیه می‌کنیم که بهترین گزینه جایگزین ممکن برای توافق (BATNA) را به‌دقت بررسی کنید. تحلیل دقیق بتنا (Best Alternative To a Negotiated Agreement) در بعضی موقعیت‌ها از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که در بعضی مذاکرات که صحبت از سرمایه زیادی در میان است گزینه جایگزینی برای توافق وجود ندارد. در این استراتژی، نیازی نیست که از همه موارد مورد نظر خود در مذاکره با یک رقیب سر سخت صرف‌نظر کنید، اما کافی است برای بعضی از موارد یک جایگزین مناسب در نظر داشته باشید. به‌عنوان مثال، یک شرکت تجهیزات پزشکی را در نظر بگیرید که در مذاکره با یک توزیع‌کننده که تسلط بالایی بر بازار منطقه دارد احساس ضعف می‌کند. توزیع‌کنندگان دیگر در آن منطقه نیز نفوذ زیادی ندارند، بنابراین این شرکت می‌تواند گزینه‌های مورد‌نظر خود را مجدداً بررسی کند و کانال‌های دیگری را برای توزیع برخی محصولات خود در بخش‌های دیگر بازار انتخاب کند. طبیعتاً عرضه محصولات با همکاری یک توزیع‌کننده ضعیف‌تر، موجب کاهش درآمد این شرکت می‌شود؛ اما این شرکت می‌تواند انتظارات خود در توافق با توزیع‌کننده قبلی را کاهش دهد و در نتیجه، به نتایج بهتری در مذاکره با آنها برسد. در چنین شرایطی، دو طرف معامله در فرایند مذاکره مشارکت می‌کنند و مواردی را که برای هر دو طرف به‌صرفه نیست ارزیابی می‌کنند. به این ترتیب، با محدود کردن درخواستهای خود، به نتیجه بسیار بهتری در مذاکره دست می‌یابند.
دوره ویدئویی آموزش اصول و فنون مذاکرات تجاری بین الملل – دیپلماسی اقتصادی: اینجا را کلیک کنید (+).
تاثیر اهرم قدرت در مذاکره را به یاد داشته باشید.
اغلب مذاکره‌کنندگان با این پیش‌فرض در جلسه حاضر می‌شوند که طرف مقابل، نیازمند مذاکره با آنها است و آنها نیازی به توافق و یا پذیرفتن شرایط ندارند. این افراد تصور می‌کنند که در صورت داشتن بتنای قوی و اهرم قدرت، می‌توانند به نتایج بهتری در مذاکره برسند. این روش موجب می‌شود تا فشار مضاعفی بر طرف مقابل مذاکره قرار بگیرد و در صورتی‌که گزینه جایگزین مناسبی نداشته باشند، احساس ضعف کنند و امتیازات بیشتری را به طرف مقابل اعطا کنند. در نتیجه، ترس آنها از فضای ایجاد شده مانع از خلاقیت و رسیدن به توافق دو‌جانبه موثر می‌شود. اما برای استفاده استراتژیک از فنون مذاکره باید علاوه‌بر موارد جایگزین، به منابعی فکر کنید که به‌عنوان اهرم مثبت در مذاکره تلقی می‌شوند. اهرم قدرت مثبت به معنی پیشنهاداتی است که ارائه می‌دهید تا طرف مقابل مذاکره تمایل به معامله با شما داشته باشد. در ادامه به مثالی در این مورد می‌پردازیم.
اغلب شرکت‌های حیطه فناوری، تیم‌هایی دارند که شرکت‌های الکترونیکی مصرفی مانند اپل، سونی و ال‌جی را برای پرداخت حق مالکیت متقاعد می‌کنند. امروزه کپی‌رایت و حق ثبت اختراع، به‌ندرت رعایت می‌شود و مذاکره در این مورد بسیار دشوار است. اغلب، این تیم‌ها مطرح می‌کنند که مذاکره با شرکت‌های مصرف‌کننده نتیجه مطلوبی ندارد زیرا آنها ادعا می‌کنند که گزینه‌های زیادی برای توافق در این زمینه پیشنهاد نمی‌شود. اخیراً یکی از این تیم‌های شرکت‌های فناوری مشهور، ادعای قوی مبنی بر نقض حقوق آنها توسط شرکت‌های دیگر را مطرح کرد. این تیم، اطلاعات مستندی درباره تخلفات گذشته، حق امتیاز فعلی و مجوز‌های متقابل مطرح کرد اما شکایت آنها در دادگاه نتیجه نداشت زیرا امروزه امکان اثبات حق اختراع و دریافت خسارت، کار ساده‌ای نیست؛ همچنین شرکت‌های مصرف‌کننده نیز در مذاکره با درخواستهای این تیم مخالفت کردند و از آنجا که فقط از اهرم فشار استفاده کردند، مذاکرات نتیجه نداشت.
به‌دنبال نقاط مشترک در مذاکره باشید.
اغلب مذاکره‌کنندگان به‌دنبال کسب بیشترین سود از مذاکره هستند اما در یک رویکرد استراتژیک باید به این نکته توجه داشته باشید که توافق فعلی، در مذاکرات آینده شما نیز تاثیر‌گذار است. اغلب مذاکرات مهم از نوع توافق و معاملات تکراری هستند که در بلند‌مدت میان طرفین صورت می‌گیرند. بنابراین باید علاوه‌بر موفقیت در مذاکره فعلی به تاثیر آن در مذاکرات آینده و نقاط مشترک خود با شریک تجاری‌تان نیز توجه داشته باشید.
یک شرکت فناوری را در نظر بگیرید که با افزایش قیمت از طرف شرکت تامین‌کننده قطعات مورد نیاز خود مواجه شده است. یکی از مشکلات عمده این بود که مذاکرات برای اخذ مجوز اولیه و همکاری با شرکت‌های دیگر برای تولید محصولات جدید توسط یک گروه انجام می‌شد؛ اما مذاکرات بعدی با همان تامین‌کنندگان، توسط گروه‌های دیگری از شرکت انجام می‌شد که هماهنگی بسیار کمی با یکدیگر داشتند. همچنین مذاکره با تامین‌کنندگان و شرکت‌های دیگر برای ارائه خدمات تعمیرات توسط گروه دیگری و در زمان متفاوتی صورت می‌گرفت. در نهایت، تیم مذاکره این شرکت با تامین‌کنندگان توافق کرد که قیمت و شرایط فعلی را بپذیرند، اما در عین حال محصولات دیگر خود را نیز از این تامین‌کنندگان دریافت کنند. بنابراین پیشنهاد افزایش همکاری حتی با قیمت پایین‌تر برای تامین‌کنندگان متقاعد‌کننده بود.
تاثیر زمان‌بندی در استراتژی فنون مذاکره را فراموش نکنید.
گاهی افراد در روند مذاکره ممکن است با تسریع فرایند، طرف مقابل را تحت فشار قرار دهند تا امتیاز دریافت کنند. اما باید بدانید که این روش نتیجه عکس می‌دهد؛ بهتر است که به رفتار طرف مقابل مذاکره توجه و پیش‌بینی کنید که تسریع و یا کند کردن فرایند مذاکره چه تاثیری بر روی آنها می‌گذارد.
یک شرکت کوچک را در نظر بگیرید که به دنبال مذاکره برای تمدید قرارداد همکاری خود با یک شرکت اینترنتی بزرگ است. این شرکت کوچک، به درآمد حاصل از این همکاری وابسته است و تصور می‌کند که بدون آن شکست می‌خورد. در چنین شرایطی، شرکت اینترنتی بزرگ تمایلی برای تمدید قرارداد نشان نمی‌دهد و شرکت کوچک‌تر را تحت فشار قرار می‌دهد. اما این نمونه بارز یک زمان‌بندی اشتباه است؛ زیرا شرکت کوچک از این فرصت استفاده می‌کند و برای همکاری با شرکای تجاری دیگر مذاکره می‌کند و به این ترتیب متوجه می‌شود که می‌تواند رقم قرارداد خود را افزایش دهد. بنابراین، این مدت زمان موجب می‌شود تا شرکت کوچک‌تر هدف دیگری در مذاکره را ترسیم کند. ۵ سوالی که به شما در زمان‌بندی مذاکره کمک می‌کنند عبارتند از:
- چه تغییراتی در بازار ممکن است موجب افزایش و یا کاهش ارزش و اهمیت مذاکره برای طرفین معامله شود؟
- چه مدت زمانی برای تقویت موارد جایگزین برای توافق مناسب است؟
- طرف مقابل مذاکره چه مدت زمانی را می‌تواند برای تقویت موارد جایگزین برای توافق صرف کند؟
- چگونه مذاکرات انجام شده با شریک‌های تجاری دیگر می‌توانند بر مذاکره شما تاثیر بگذارند؟
- چه رویداد‌هایی در بازار ممکن است بر گزینه‌های جایگزین شما و طرف مقابل تاثیر منفی بگذارند و یا بالعکس، فرصت‌های بیشتری ایجاد کنند؟
در فرایند مذاکره خلاقیت داشته باشید.
بعضی مذاکره‌کنندگان نمی‌دانند که در فرایند یک مذاکره مهم، ابتدا درخواستهای خود را مطرح کنند و یا منتظر طرف مقابل بمانند تا او مذاکره را شروع کند. همچنین ممکن است با درخواست غیر معقول طرف مقابل، قاطعانه مخالفت کنند و یا انعطاف بیشتری از خود نشان دهند تا به مرور زمان به یک نتیجه برد-برد برسند؛ اما چنین تفکری موجب می‌شود از توافق دو جانبه غافل و ریسک بیشتری متحمل شوند.
به‌عنوان مثال، یک شرکت تولید‌کننده محصولات مراقبت پوستی و بهداشتی را در نظر بگیرید که به یک تامین‌کننده برای تولید محصولات خود وابسته است. این تامین‌کننده مواد اولیه مورد نیاز این شرکت را فراهم می‌کند اما تمایلی به بهبود کیفیت مواد و یا کاهش قیمت ندارد. شرکت تولید‌کننده محصولات پوستی نیز برای همکاری با تامین‌کننده دیگر، به سرمایه و زمان زیادی نیاز دارد. شرکت مورد نظر برای تمدید قرارداد خود با این تامین‌کننده نمی‌داند که درخواست کاهش قیمت و بهبود کیفیت را ابتدا مطرح کند و یا منتظر نظرات تامین‌کننده بماند. در چنین شرایطی شرکت تولید‌کننده محصولات پوستی می‌تواند جلسه‌ای برای مذاکره با تامین‌کننده در نظر بگیرد؛ تا در این جلسه دو طرف قرارداد در مورد درخواستهای خود صحبت کنند و به توافق برسند. به‌عنوان مثال، اگر قیمت کلی محصولات کاهش پیدا نکند، میزان فروش آنها در بازار کاهش می‌یابد که به ضرر هر دو شرکت تولید‌کننده و تامین‌کننده است. به این ترتیب، دو طرف می‌توانند به‌صورت خلاقانه به حل مشکلات بپردازند و به‌نحو بهتری با یکدیگر همکاری کنند.
اشتباهات رایج در فرایند مذاکره
گاهی اوقات ممکن است مرتکب اشتباهات آشکاری در استفاده از فنون مذاکره شوید؛ به‌عنوان مثال، ممکن است بدون تامل انتقاد کنید. اما گاهی نیز اشتباهات شما در فرایند مذاکره به‌سادگی قابل تشخیص نیست. شما ممکن است از نتیجه مذاکره خود راضی باشید، در صورتی‌که اگر چنین اشتباهاتی را مرتکب نمی‌شدید، به توافق بسیار بهتری دست پیدا می‌کردید. در ادامه این مقاله، به ۷ مورد از اشتباهات رایج در فرایند مذاکره می‌پردازیم.
عدم آمادگی کامل برای مذاکره
یکی از بزرگترین اشتباهات مذاکره‌کنندگان این است که برای فرایند مذاکره آمادگی لازم را کسب نمی‌کنند. شما ممکن است تصور کنید از آمادگی کافی برای مذاکره برخوردارید، اما آگاهی از آنچه می‌خواهید برای مذاکره کافی نیست. برای مذاکره موفق باید برای تحلیل این فرایند، از چند جنبه مختلف، زمان صرف کنید. به‌عنوان مثال، در مورد گزینه‌های جایگزین برای توافق (بتنا) فکر کنید، بتنا بهترین نتیجه‌ای است که می‌توانید در صورت عدم توافق در مورد درخواستهای خود کسب کنید. همچنین باید ارزش کف (Reservation value) خود را بدانید و از بتنای طرف مقابل مذاکره نیز اطلاع پیدا کنید. همه این فنون مذاکره به شما کمک می‌کنند تا تصمیمات معقول‌تری در فرایند مذاکره اتخاذ کنید.
تمرکز بر رقابت بجای همکاری
بعضی از مذاکره‌کنندگان که تجربه کمی در این زمینه دارند، از ترس اینکه مورد سوءاستفاده قرار بگیرند خواسته‌های غیر معقولی را مطرح می‌کنند و از اجبار و تهدید برای رسیدن به خواسته‌های خود استفاده می‌کنند. اما در یک مذاکره موفق، دو طرف برای ایجاد ارزش و اعتماد تلاش می‌کنند و به‌راحتی در مورد منافع مورد‌نظر خود صحبت می‌کنند. یکی از فنون مذاکره موثر، دستیابی به موقعیت برد-برد است. به‌عنوان مثال می‌توانید برای کسب امتیازی که برای شما اهمیت دارد از یکی از خواسته‌های کم‌اهمیت خود صرف‌نظر کنید.
دوره ویدئویی آموزش اصول مذاکره به زبان انگلیسی: اینجا را کلیک کنید (+).
تله‌های شناختی در فرایند مذاکره
بعضی افراد زمانی‌که بدون آمادگی لازم در فرایند مذاکره قرار می‌گیرند، تحت تاثیر اضطراب و شرایط موجود گرفتار تله‌های شناختی می‌شوند. به‌عنوان مثال، عدم موفقیت را ناشی از شانس بد خود تلقی می‌کنند و یا به اطلاعات مشخصی مانند میزان حقوق، بیشتر از مواردی مانند مدت زمان رفت و آمد به محل کار توجه می‌کنند. شما می‌توانید با کسب آمادگی لازم و کاهش اضطراب خود، کمتر دچار چنین سوگیری‌های شناختی شوید و شانس موفقیت خود را در مذاکره افزایش دهید.
نقش هیجانات در فرایند مذاکره
شما ممکن است در فرایند استفاده از فنون مذاکره علاوه بر سوگیری‌های شناختی، به سوگیری عاطفی نیز گرفتار شوید. گاهی اوقات احساسات شما می‌توانند اطلاعات خوبی در مورد فرایند مذاکره در اختیار شما قرار دهند. اما احساسات قوی نیز مانع تصمیم‌گیری عاقلانه و منجر به اشتباهاتی در مذاکره می‌شوند. مذاکره‌کنندگان اغلب از نقش احساسات خود اطلاع ندارند؛ به‌عنوان مثال خشم ممکن است شما را به سمت تصمیمات اشتباه هدایت کند. برای جلوگیری از چنین اشتباهاتی می‌توانید حین جلسه یک وقفه بدهید و پس از استراحتی کوتاه، مذاکره را از سر بگیرید.
سوگیری‌های اخلاقی در فرایند مذاکره
طبق تحقیقات انجام شده، افراد به علت انگیزه‌های مالی ممکن است دست به کار‌های غیر اخلاقی در مذاکره بزنند. فردی که مرتکب چنین رفتاری می‌شود تصور می‌کند که طرف مقابل متوجه نمی‌شود و یا ضرر حاصل آنقدر حائز اهمیت نیست؛ اما اغلب این رفتار‌ها توجیه منطقی ندارند و تحت هر شرایطی باید از چنین رفتار‌هایی اجتناب کنیم.
شرکت افراد نامرتبط در فرایند مذاکره
افرادی که حق تصمیم‌گیری ندارند و یا ارتباطی به موضوع مذاکره ندارند نباید در جلسه شرکت کنند. همچنین حضور افراد زیاد ممکن است نتیجه منفی بر فرایند مذاکره بگذارد. همواره توجه کنید که شما به‌عنوان نماینده سازمان در جلسه شرکت می‌کنید و بنابراین باید از تمایلات شخصی خود در جلسه جلوگیری کنید.
استفاده از تکنیک‌های پرفشار در مذاکره
اغلب افراد با تکنیک‌های پرفشار که در بازاریابی استفاده می‌شود آشنایی دارند؛ به‌عنوان مثال، عباراتی مانند اینکه تنها ۵ نفر ظرفیت باقی‌مانده است و یا این آخرین شانس شما برای خرید محصول مورد نظر با این قیمت است. بنابراین آشنایی با چنین تکنیک‌هایی به شما کمک می‌کند تا اگر طرف مقابل مذاکره قصد تسریع معامله را داشت متوجه شوید. همچنین توصیه می‌کنیم شما نیز از اهرم فشار در معاملات خود استفاده نکنید.
عدم آمادگی برای مذاکرات بین فرهنگی
یکی از مواردی که باید در تحقیقات خود در مورد طرف مقابل توجه کنید، شناسایی منافع و مشکلات احتمالی آنها است. در مذاکرات بین فرهنگی، علاوه‌بر استفاده از فنون مذاکره و تکنیک‌های آماده‌سازی مطرح شده توصیه می‌کنیم که به چگونگی برقراری مذاکرات در فرهنگ مقابل، مدیریت آن، هنجار‌هایی که باید در ارتباط با آنها رعایت و مواردی که باید از آنها اجتناب کنید توجه کنید.
چک‌لیست اشتباهاتی که باید در فرایند مذاکره از آنها اجتناب کنید.
به‌عنوان جمع‌بندی این بخش، اشتباهاتی که به‌طور کامل توضیح دادیم را به‌صورت چک‌لیستی خلاصه جهت به‌خاطر سپردن یا یادداشت‌برداری شما تهیه کرده‌ایم.
- عدم آمادگی کافی برای استفاده از فنون مذاکره: آمادگی برای مذاکره، اساسی‌ترین عامل موفقیت شما است.
- در نظر گرفتن موقعیت برد-باخت به‌عنوان تنها گزینه موجود: به‌دنبال موقعیت برد-برد برای کسب نتیجه بهتر از مذاکره باشید.
- رقابت به‌جای همکاری: به‌دنبال فرصتی برای برقراری ارتباط موثر باشید.
- تاثیر عواطف بر تصمیم‌گیری شما: تحت تاثیر احساسات خود، در مذاکره تصمیم نگیرید.
- ورود افراد متفرقه به اتاق جلسه: اطمینان حاصل کنید که همه افراد حاضر در جلسه، مرتبط با موضوع مذاکره هستند.
- استفاده از تکنیک‌های فشار در مذاکره: از تکنیک‌های فشار در مذاکره استفاده نکنید و اجازه ندهید که تحت تاثیر چنین روش‌هایی تصمیم‌گیری کنید.
- سوگیری‌های فرهنگی: مذاکره در فرهنگ‌های دیگر به‌صورت متفاوتی برگزار می‌شوند، بنابراین از هنجار‌ها و تفاوت‌های فرهنگی طرف مقابل آگاه باشید.
- سوگیری اخلاقی: همواره در فرایند مذاکره اخلاق و انصاف را رعایت کنید.
17 تکنیک موثر در مذاکره
اگرچه آنچه که در پیش از این قسمت بیان کردیم، حاوی بسیاری از نکات و تکنیک‌های موفقیت در مذاکره بوده است اما این بخش، به‌طور خاص به موثرترین تکنیک‌های موجود در هنر مذاکره می‌پردازد. تکنیک‌های زیر، به نوعی جمع‌بندی آنچه که گفته شد، در چارچوبی هدفمند و استراتژیک در قالب یک متد اجرایی برای موفقیت در مذاکرات، بیان شده‌اند.
تکنیک پای داخل درب (the foot in the door) را امتحان کنید.
پای داخل درب (قرار دادن نوک پا روی چارچوب ورودی درب) یکی از فنون مذاکره است که با استفاده از یک درخواست اولیه و کوچک، شانس تایید و موافقت با درخواست بزرگ و مهم‌تر را افزایش می‌دهید (ورود کامل به خانه). معمولاً زمانی این فن مذاکره کاربرد دارد که هدف شما کسب نتایج مشابه و در یک زمینه باشد. به‌عنوان مثال، شما قصد دارید که تیشرتی با قیمت صد هزار تومان بخرید، اما چانه می‌زنید و از فروشنده می‌خواهید که این تیشرت را با قیمت 70 هزار تومان به شما بفروشد. در ادامه با استفاده از این روش می‌توانید از فروشنده درخواست کنید تا دو تیشرت را با 70 هزار تومان بخرید. در چنین شرایطی چون فروشنده برای خرید تیشرت اول تخفیفی در نظر گرفته و برای اینکه حرف خود را زیر سوال نبرد، نمی‌تواند با درخواست دوم شما مخالفت کند. به این ترتیب، با فن مذاکره پای داخل درب موفق می‌شوید تا دو تیشرت را با تخفیف 30 درصدی بخرید.
از تکنیک رو در رو (Door in the face) استفاده کنید.
تکنیک رو در رو یا جلوی درب، یکی از فنون مذاکره و کاملاً برعکس فن پای درب است. در این تکنیک، درخواست ابتدایی شما غیر معقول است و شما انتظار مخالفت با آن را دارید. بنابراین درخواست اول خود را مطرح می‌کنید، و طرف مقابل مذاکره با درخواست شما مخالفت می‌کند؛ سپس درخواست معقول‌تر و کوچک‌تر خود را مطرح می‌کنید و در چنین شرایطی، طرف مقابل احساس می‌کند که مجبور است با درخواست شما موافقت کند. این روش یکی از فنون مذاکره موثری است که می‌توانید از آن برای افزایش احتمال موافقت با درخواست خود استفاده کنید. به‌عنوان مثال، فرض کنید که می‌خواهید از دوستی پول قرض کنید، ابتدا باید از او ۱۰۰ هزار تومان بخواهید و پس از اینکه با درخواست شما مخالفت شد از او 50 هزار تومان بخواهید.
تکنیک تهدید (Take it or leave it) را به‌کار ببرید.
روش تهدید و یا به زبان عامیانه «میخوای بخواه، نمیخوای نخواه» یکی از فنون مذاکره قوی است که امکان هیچ پیشنهاد دیگری را به طرف مقابل مذاکره نمی‌دهد. زمانی می‌توانید از این تکنیک استفاده کنید که دیگران به محصول یا خدمات شما نیاز داشته باشند. به‌عنوان مثال فرض کنید که قصد فروش خودروی خود را دارید و خریدار بابت قیمت فروش آن چانه می‌زند، در چنین شرایطی می‌توانید بگویید که قیمت نهایی مقطوع بوده و اگر تمایلی ندارند خودرو شما را نخرد. بنابراین اگر خریدار قصد خرید خودرو را داشته باشد، قیمت پیشنهادی شما را می‌پذیرد و در غیر این صورت نیز از خرید آن صرف نظر می‌کند. این تکنیک یک نوع تهدید محسوب می‌شود و ممکن است به‌طور کلی خریدار را از دست بدهید، بنابراین باید آمادگی عواقب احتمالی آن را داشته باشید.
از قابلیت رقابت استفاده کنید.
رقابت یکی از روش‌های موثر در میان فنون مذاکره است. بنابراین اگر قصد خرید محصولی را دارید، قیمت و کیفیت فروشندگانی که آن محصول را تامین می‌کنند را به دقت مقایسه کنید. اما باید توجه کنید که قیمت تنها عامل مهم در زمینه بازاریابی نیست، بلکه محصول مورد نظر باید از کیفیت معقولی برخوردار باشد. در مورد فروشندگان تامین‌کننده آن محصول تحقیق کنید تا در‌نهایت، قیمت معقول متناسب با بودجه خود را پیدا کنید.
تحقیق کنید.
قبل از اینکه به سراغ هر یک از فنون مذاکره بروید، بهتر است تحقیقات کاملی انجام دهید. به‌عنوان مثال اگر قصد دارید برای افزایش حقوق خود مذاکره کنید بهتر است ابتدا در مورد میانگین ارزش بازار و دستمزد در موقعیت شغلی و موقعیت جغرافیایی خود تحقیق کنید. به این ترتیب می‌توانید در جلسه مذاکره با شواهد موجود درخواست کنید تا حقوق شما را به مبلغ مورد نظر ارتقاء دهند. از این تکنیک می‌توانید برای خرید و فروش خانه، خودرو و به‌طور کلی، کالاهایی با میانگین قیمت بالا نیز استفاده کنید، در مورد قیمت احتمالی محصول تحقیق کنید و با توجه به آن مذاکره کنید.
یک موقعیت برد-برد پیدا کنید.
یکی دیگر از فنون مذاکره، پیدا کردن یک موقعیت برد-برد برای دو طرف معامله است که پیش از این هم به آن اشاره کردیم. به‌عنوان مثال، فرض کنید که به تعطیلات رفته‌اید و می‌خواهید با بودجه خود در فعالیت تفریحی شرکت کنید. بلیط دو ساعته فعالیت مورد نظر شما ۱۰۰ هزار تومان و بودجه‌ای که شما برای آن در نظر گرفته‌اید ۵۰ هزار تومان است. بنابراین می‌توانید از مسئول مربوطه درخواست کنید تا به ازای یک ساعت استفاده از آن خدمات، ۵۰ هزار تومان پرداخت کنید. این یک موقعیت برد-برد است، زیرا شما با بودجه مورد نظرتان از خدمات دلخواه استفاده می‌کنید و طرف مقابل نیز ضرر نمی‌کند.
از یک امتیاز ساختگی استفاده کنید.
در این تکنیک، شما باید وانمود کنید که موضوعی در معامله برای شما اهمیت بسیاری دارد، اما در حقیقت چنین نیست. به این ترتیب طی فرایند مذاکره، شما از این موضوع به نفع طرف مقابل دست می‌کشید و طرف مقابل نیز متقابلاً احساس می‌کند که مجبور است چنین لطفی در حق شما انجام دهد. شما در این روش از روانشناسی تحلیل رفتار متقابل استفاده می‌کنید، شما برای طرف دیگر مذاکره کاری انجام می‌دهید و او نیز احساس می‌کند که باید در جواب این کار امتیازی به شما بدهد.
موضوع را شخصی کنید.
برای مذاکراتی که خارج از حیطه کسب و کار و معاملات کاری انجام می‌شوند، می‌توانید احساسات خود را در میان بگذارید. به‌عنوان مثال، زمانی‌که قصد دارید خانه‌ای بخرید، می‌توانید به فروشنده خانه پیام بدهید و شخصاً با او صحبت کنید. زمانی‌که احساسات خود را مطرح و داستان شخصی خود را تعریف می‌کنید، اعتماد طرف مقابل شما جلب می‌شود و تاثیر زیادی بر متقاعد کردن او می‌گذارد.
ارزش خود را در فرایند مذاکره فراموش نکنید.
به نقش خود واقف باشید و در فرایند مذاکره به ارزش خود به‌عنوان کارمند و یا مشتری اشاره کنید. در واقع، چه مشتری وفادار یا کارمند پر‌تلاش شرکت باشید، نقش شما در مجموعه حائز اهمیت است. کارمندان از طریق عملکرد، مهارت‌ها و دانش خود برای یک شرکت ارزشی ارائه می‌کنند و مشتریان نیز به‌واسطه جریان درآمد مداوم، ارزش اقتصادی و از طریق نظرات و پیشنهادات خود ارزش اجتماعی برای آن مجموعه فراهم می‌کنند. بنابراین نباید از ارزش خود در مذاکره غافل شوید.
آماده شنیدن نظرات طرف مقابل باشید.
معمولاً دو طرف مذاکره می‌خواهند به یک توافق با یکدیگر برسند و در صورتی‌که شرایط مطابق میل آنها نباشد، ممکن است حتی از این توافق صرف نظر کنند. بنابراین قبل از جلسه مذاکره به شرایط و نظراتی که ممکن است توسط طرف مقابل مطرح شود فکر کنید. موقعیت‌های متفاوتی که ممکن است حین فرایند مذاکره رخ دهد را بررسی کنید و برای هر کدام از آنها یک استراتژی تدوین کنید. در ادامه چند مورد از موقعیت‌هایی را بررسی می‌کنیم که ممکن است در رابطه با افزایش دستمزد مطرح شود:
- طرف مقابل مذاکره تمایل به سازش دارد: اولویت‌های خود را بررسی کنید و اطمینان حاصل کنید که مذاکره با آنها برای شما مفید خواهد بود. به‌عنوان مثال، مدیر شما ممکن است بجای 10 درصد با 5 درصد افزایش حقوق شما موافقت کند، در این شرایط، از آنها در مورد امتیاز‌های دیگری مانند مرخصی بیشتر و پاداش بپرسید.
- ممکن است آنها با درخواست شما موافقت نکنند: روش‌هایی را در نظر بگیرید که موجب سازش در فرایند مذاکره می‌شوند. علاوه‌بر این می‌توانید از آنها درخواست کنید تا با توجه به عملکرد قوی شما در آینده، مجدداً شرایط را بررسی کنند.
درخواست خود را دوستانه مطرح کنید.
تکنیک تهدید یکی از فنون مذاکره است اما همیشه نمی‌توانید از این روش در مذاکره خود استفاده کنید. گاهی اوقات باید درخواست و تقاضای خود را به شیوه انعطاف‌پذیری مطرح کنید. شما می‌توانید به طرف مقابل در مذاکره این اطمینان را بدهید که کیفیت خدمات و محصولات شما ارزش این قیمت را دارند.
دوره ویدئویی آموزش مهارت های مذاکره حرفه ای برای فروش (رایگان): اینجا را کلیک کنید (+).
صبور باشید.
به‌کارگیری فنون مذاکره برای ارتقای دستمزد و یا کاهش قیمت آسان نیست و اگر شرایط خوب پیش نرود ممکن است از ادامه مذاکره صرف نظر کنید. اما باید بدانید که موفقیت در مذاکره به زمان و صبوری شما بستگی دارد. بنابراین صبر کنید و برای رسیدن به اهداف و نتایج دلخواه خود در مذاکره تلاش کنید.
مودب باشید.
معمولاً طرفین مذاکره تلاش می‌کنند تا به نتیجه مطلوبی دست پیدا کنند، بنابراین جلسات مذاکره به شرط استفاده از فنون مناسب فرایند سخت و آزاردهنده‌ای نیست. در مورد اهداف خود مصمم باشید و دوستانه برخورد کنید، درخواست خود را مودبانه مطرح کنید و در نتیجه، دیگران تمایل بیشتری به همکاری با شما خواهند داشت.
قبل از جلسه تمرین کنید.
اگر تجربه کمی دارید و یا در مورد صحبت‌های خود در فرایند مذاکره نگران هستید، قبل از جلسه تمرین کنید. درخواستهای خود را آماده کنید و از دوستان خود بخواهید به صحبت‌های شما گوش کنند و در مورد نقاط قوت و ضعف آن بازخورد بدهند. به این ترتیب، اعتماد به نفس شما تقویت می‌شود و عملکرد بهتری در جلسه خواهید داشت.
اعتماد به نفس خود را تقویت کنید.
گاهی اوقات حین جلسه ممکن است اعتماد به نفس خود را از دست بدهید، به‌ویژه اگر شرایط خلاف آنچه که پیش‌بینی کرده بودید و یا به نحو نامناسبی پیش رود. در چنین شرایطی، اعتماد به نفس شما موجب می‌شود تا به نحو بهتری از فنون مذاکره استفاده کنید و دیگران نیز به شما اعتماد می‌کنند.
سوال بپرسید.
یکی از فنون مذاکره که اغلب افراد از آن غافل می‌شوند، سوال پرسیدن است. طرح سوال در فرایند مذاکره به شما زمان می‌دهد تا درباره روند جلسه فکر کنید و همچنین اطلاعات خوبی نیز در اختیار شما قرار می‌دهد. شما می‌توانید در مورد روند تصمیم‌گیری مجموعه سوال بپرسید و حتی در مواردی نیز از آنها کمک بخواهید. به‌عنوان مثال:
- من نمی‌دانم چرا مبلغ فاکتور من زیاد شده است. آیا ممکن است صورت حساب دقیق را مشاهده کنم؟
- با درخواست بودجه من برای توسعه محصولم موافقت نشده است. آیا ممکن است به من کمک کنید تا درخواست دیگری بنویسم؟
مهلت بگیرید.
بعضی اوقات زمان ممکن است فشار مضاعفی را به شما تحمیل کند، بنابراین کافی است که از طرف مقابل خود مهلتی برای فکر کردن به شرایط پیشنهادی درخواست کنید. سپس یک قدم به عقب بروید و شرایط مطرح شده و درخواستهای خود را بررسی کنید تا بهترین تصمیم ممکن را اتخاذ کنید.
کلام نهایی هنر مذاکره
در مذاکرات مهم اغلب افراد اضطراب زیادی دارند و به‌جای تمرکز بر نقاط قوت و فنون مذاکره، به تهدید‌ها توجه می‌کنند. در چنین شرایطی، مذاکره‌کنندگان اغلب مرتکب اشتباهات تکنیکی می‌شوند، فشار زیادی به طرف مقابل مذاکره وارد می‌کنند و یا از ترس امتیازات بیشتری به طرف مقابل می‌دهند. یک رویکرد مذاکره استراتژیک فراتر از رقابت است، در چنین رویکردی افراد برای حل مشکل و دستیابی به بهترین نتیجه ممکن مذاکره می کنند. برای کسب بهترین نتیجه علاوه بر استفاده از فنون مذاکره باید به تعامل موثر با طرف مقابل مذاکره و ارزیابی درخواستهای آنها بپردازید.
- دوره ویدئویی آموزش مقدماتی فن بیان و اصول سخنوری: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش اصول ارائه و سخنرانی به زبان انگلیسی: اینجا را کلیک کنید (+).
- دوره ویدئویی آموزش مهارت سخنرانی – مدیریت استرس و افزایش اعتماد به نفس: اینجا را کلیک کنید (+).
- مجموعه آموزش توسعه مهارت فردی: اینجا را کلیک کنید (+).
