کسب و کارهایی که در حوزههای فناوری، اینترنت و نرمافزار کار میکنند گرایش زیادی به مدیریت چابک (Agile management) دارند چون تجربه ثابت کرده این سبک مدیریت، هم برای مدیریت تیم و اعضا مناسبتر و مطلوب است و هم خروجی کار از نظر کیفیت و سرعت تحویل، رضایت مشتری را جلب میکند. اما اجرای مدیریت چابک پروژه در کسب و کار نیاز به آگاهی کامل از مفاهیم و راهبردهای آن دارد تا بدون اینکه مشکلی در روند پروژه رخ دهد، از مزایای آن بهره برد. در این مقاله از آکادمی کاپریلا، شما را مدیریت چابک آشنا میکنیم.
مدیریت چابک چیست؟
مدیریت چابک یا مدیریت پروژه چابک (Agile project management) که به اختصار، APM هم خوانده میشود، رهیافتی در حوزه مدیریت پروژه است که روی تقسیم پروژههای بزرگ به تسک (هر واحد کار عملیاتی) قابل اندازهگیری که در مدت زمان کوتاه در طول مدت پروژه قابل انجام باشد، تمرکز دارد. تیمهایی که خود را با متدولوژی چابک تطبیق میدهند، قادرند کارهای خود را سریعتر انجام داده، با تغییرات پروژهها بهتر سازگار شده و جریان کاری خود را بهینه کنند.
همانطور که از نام مدیریت چابک پیداست، چابک بودن به تیمها اجازه میدهند تا برای تغییرات سریع، آماده باشند. معمولاً شرکتهای نرمافزاری و آژانسهای بازاریابی، به خوبی از تغییر نیازها و خواستههای کارفرما در طول پروژه آگاهی دارند؛ به همین دلیل رهیافت چابک میتواند امکان ارزیابی مجدد کارها در حین انجام کار و اعمال تغییرات لازم در پروژه را بدون خلل به کلیت پروژه، فراهم آورد.
اگر اطلاعات کمی از مدیریت چابک دارید، ممکن است در ابتدا دشوار و پیچیده به نظر برسد؛ اما هر چه شناخت بیشتر و بهتری به آن پیدا کنید متوجه میشوید که این چنین نیست و حتی در گذشته هم به همان شکل کار کرده بودید. با آنچه در این مقاله آموزش دادهایم میتوانید مسیری کوتاهتر برای رسیدن به فرایندهای مدیریتی چابک پیدا کنید.
منظور از متدولوژی چابک چیست؟
متدولوژی مدیریت چابک، پروژه را به قسمتهای کوچک تقسیم میکند. این قسمتها در هر دوره زمانی کاری که sprints خوانده میشود، انجام میشوند. معمولاً اسپیرینتها از چند روز تا چند هفته، بر حسب نوع پروژه تقسیمبندی، برنامهریزی و اجرا میشوند (مدت زمان معمول آن دو هفته است). در این بازههای زمانی باید صفر تا صد آن بخش پروژه (برنامهریزی، اجرا، تحلیل، تست نهایی و …) انجام شود.
متدولوژی چابک تیمها را قادر میسازد بخشبندیهایی را که به طور کامل انجام دادهاند، مشخص کنند. این کار به تیمها کمک میکند تا مشخص کنند کدام بخشهای پروژه به طور موفقیتآمیز انجام شده و آنهایی که موفق نبودند، به چه علت بوده و چطور آن را اصلاح و تکمیل کنند. به کمک این رویه، شکستهای پروژه در سطح کلان کاهش پیدا میکند چون بهبود مستمر، بخشی از چرخه عمر پروژه خواهد بود.
چه کسانی از مدیریت چابک استفاده میکنند؟
رهیافت مدیریت چابک برای کسب و کارهای مبتنی بر نرمافزار و تکنولوژی، شرکتهای IT، بازاریابی و حوزههای مرتبط که به تغییرات متعدد در طول پروژه نیاز دارند بسیار مناسب است. کارشناسان بازاریابی، اساتید دانشگاه، حتی صنایع کلان مثل خودروسازی هم میتوانند از متدولوژی مدیریت چابک پروژه برای ارائه محصولات نوآورانه در بازارهای بدون قطعیت استفاده کنند؛ اما بسیاری از سازمانها در حوزههای مختلف، از APM استفاده میکنند و محدودیتی در این زمینه وجود ندارد.
در دنیای نرمافزار، زمانی که برای ساخت یا توسعه یک نرمافزار یا تکنولوژی تصمیم میگیرید، ممکن است ارائه تعریف دقیق از محصول نهایی وجود نداشته باشد. به همین دلیل مدیریت چابک برای چنین فضای مبهمی مناسب است تا با انعطافپذیری بتوان تغییرات احتمالی و پیشبینی نشده در طول پروژه را مدیریت کرد.
برای استفاده از مدیریت چابک میتوانید از کتابها و منابع آموزشی این حوزه، مشاوران مدیریت چابک و حتی نرمافزارهای مدیریت چابک استفاده کنید اما باید در نظر داشته باشید که هر تیم سازمان، به فرآیند چابک خاص خود نیاز دارد ولی همه تیمهای سازمان هم باید بتوانند به صورت چابک، با یکدیگر همکاری داشته باشند.
مدیریت پروژه چابک چطور عمل میکند؟
تیمهای چابک بهترین رویههای بازخورد سریع، سازگاری مستمر با تغییرات و کنترل کیفی عملکرد را در کار خوب پیادهسازی، اجرا و تکرار میکنند. آنها از توسعه مستمر و یکپارچهسازی مستمر با استفاده از تکنولوژی که به خودکارسازی گامهای اجرایی سرعت میبخشد، استفاده میکنند. علاوه بر این، مدیریت چابک تیمها را به ارزیابی مجدد زمان و بودجه در خلال پیشبرد کارهای خود دعوت میکند. این تیمها از ابزارهای مختلفی به جای گانت چارت برای اهداف مقطعی پروژه و رهگیری پیشرفت کار استفاده میکنند.
نکته جالب در مورد مدیریت پروژه چابک این است که نیازی به حضور یا مشارکت مدیر پروژه در اسپیرینتها نیست. گرچه حضور مدیر پروژه به موفقیت کار و اجرای درست فرآیند چابک کمک میکند اما در این مدل کاری، وظیفه مدیر پروژه بین کلیه اعضای تیم تقسیم میشود. در این رویکرد، مدیر محصول اهداف تجاری را تعیین میکند، اعضای تیم کاربر تقسیم کار، برنامهریزی، زمانبندی، روند گزارشدهی پیشرفت کار و … را انجام میدهد. در سازمانهای بزرگ ممکن است فردی به عنوان مدیر پروژه چابک انتخاب شود اما معمولاً نقش مدیر پروژه چابک فقط به عنوان هماهنگ کننده امور است.
واگذاری وظیفه مدیران پروژه به تیمهای چابک باعث میشود که اعضای تیم چابک بدانند چطور در یک چارچوب مشخص کار کنند. آنها باید بتوانند با یگدیگر هماهنگ بوده و از هم کمک بگیرند. آنها باید با یکدیگر به خوبی ارتباط برقرار کرده و مورد اقدامات مناسب در زمان مناسب و در جای مناسب با هم صحبت و برنامهریزی کنند.
مزایای مدیریت چابک کسب و کار
طرفداران مدیریت چابک میگویند این نوع مدیریت کسب و کار مزایای بسیار زیادی دارد که در زیر به مهمترین آنها اشاره شده است:
- آزادی عمل بیشتر: مدیریت پروژه چابک به افراد اجازه میدهد تا فرآیندها را روی مدلهایی منطبق بر نقاط قوت خود پیادهسازی کنند.
- استفاده بهینه از منابع که سبب توسعه سریع میشود.
- انعطافپذیری و سازگاری بیشتر برای تغییر نیازهای کارفرما و تغییرات پروژه
- شناسایی سریع مشکلات و در نتیجه، سرعت در رفع آنها
- افزایش هماهنگی محصول با نیازهای کاربرانی که از محصول استفاده میکنند.
- عدم نیاز به تعریف اهداف مشخص و پروسههای دقیق در آغاز کاربر
چهار ارزش کلیدی مدیریت چابک چیست؟
در رویکرد چابک، 4 ارزش کلیدی و 12 اصل راهنما به شما کمک میکند تا تیم خود را با روش مدیریت چابک سازگار کنید. این ارزشها به شرح زیر است:
1- افراد و تعاملات آنها مقدم بر فرآیندها و ابزارها هستند.
همانقدر که تکنولوژی به مدیریت و کسب و کار کمک میکند، افراد هم نقش مهمی در این نوع از مدیریت ایفا میکنند. تکیه زیاد بر فرآیندها و ابزارها میتواند مشکلاتی در ناتوانی سازگاری با تغییر شرایط ایجاد کند.
2- نرمافزارهای کاری بر اسناد جامع تقدم دارد.
هر چقدر هم که اسناد مهم هستند، نرمافزارهای کاری مهمتر هستند. این ارزش مدیریت چابک به اعضای تیم دقیقاً همان چیزی را میدهد که برای تمام کردن کار خود به آن نیاز دارند، بدون آنکه آنها را با حجم کاری بیش از حد مواجه کند.
3- اولویت همکاری مشتری بهجای تمرکز بر قرارداد
مشتریان یکی از مهمترین سرمایههای شما هستند. بهرهگیری از بازخورد مشتریان طی روند کار به همسو شدن محصول نهایی و نیاز مشتریان منجر خواهد شد.
4- استقبال از تغییر بهجای دنبال کردن برنامه اولیه
این مبحث یکی از تفاوتهای بارز نسبت به مدیریت سنتی پروژه محسوب میشود. تغییر در گذشته امری هزینهبر و پردردسر قلمداد میشد. مدیریت چابک اعمال تغییر طی روند انجام پروژه را میسر میسازد. اسپرینتها فرصتی برای بازبینی و اصلاح هستند.
12 اصل مدیریت چابک کدامند؟
روش بکارگیری هر تیم از مدیریت چابک خاص و منحصربهفرد است اما 12 اصل مدیریت چابک راهنمای شما در تصمیمگیریها و توسعه محصول خواهد بود.
- جلب رضایت مشتری از طریق تحویل سریع و مداوم محصول مهمترین اولویت ما است.
- حتی در آخرین مراحل توسعه به نیازها و تغییر آنها توجه داشته باشید. فرایندهای مدیریت چابک از قدرت تغییر بهره میگیرند.
- مداوم طی چند هفته تا چند ماه و ترجیحاً در چهارچوب زمانی کوتاه پروژه تحویل بدهید.
- اعضای تیم هماهنگکننده باید بهطور روزانه طی روند انجام پروژه همکاری داشته باشند.
- از افراد باانگیزه بهره بگیرید. فضا را فراهم کرده و از آنان حمایت کنید.
- مکالمه رو در رو تاثیرگذارترین و کارامدترین روش انتقال اطلاعات به افراد و بین تیمها محسوب میشود.
- محصول نهایی معیار اصلی پیشرفت کار است.
- فرایندهای مدیریت چابک توسعه پایدار را پرورش میدهند. همه ذینفعان پروژه باید روند پایداری در پیش بگیرند.
- توجه مداوم به کیفیت فنی و طراحی خوب چابکی را افزایش میدهد.
- سادگی یا همان هنر حداکثرسازی حجم کار انجام نشده امر مهمی است.
- بهترین معماریها و طراحیها از دل تیمهای مستقل رشد میکنند.
- تیم هر از چند گاهی درباره چگونگی بهتر شدن کارها تفکر کرده و سپس رفتار خود را با نتیجه تفکر همسو میسازد.
ستونهای کلیدی مدیریت چابک پروژه
بخشهای مدیریت چابک که در زیر میخوانید، در نرمافزارهای مدیریت پروژه چابک وجود دارد و باید از آنها استفاده کنید. به همین دلیل بهتر است در ابتدا، با نام، مفهوم و کاربرد آنها آشنا شوید.
داستانهای کاربر (Story)
داستان کاربر به زبان ساده همان تعریف درخواست کار است. اطلاعات این داستان به برآورد کردن میزان تلاش لازم جهت انجام درخواست، کمک خواهد کرد. این شرح ساده و کوتاه از دید کاربر نوشته شده و به خواستههای مشتری و چرایی آن اشاره دارد.
اسپرینتها (Sprints)
اسپرینتها دورههای زمانی کوتاهی هستند که معمولاً بین یک تا سه هفته زمان برده و تیمها در آن بازه کاری، به موارد تعیین شده طی جلسه برنامهریزی اسپرینت میپردازند. این اسپرینتها تا مرحله آماده شدن محصول ادامه خواهند داشت. محصول پس از پایان اسپرینت بازبینی میشود تا وضعیت آن مشخص شده و اسپرینت دیگری جهت بهبود محصول آغاز خواهد شد (به عبارت سادهتر، یک پروژه 2 ماهه به 4 اسپرینت دو هفتهای تقسیم میشود).
جلسات سرپایی
جلسات روزانه سرپایی که کمتر از 15 دقیقه زمان میبرند به جلسات اسکرام (Scrum) روزانه نیز معروف هستند. هدف این جلسات کوتاه این است که اعضای تیم، در خلال هر اسپیرینت بتوانند به یکدیگر کمک کرده، همفکری کرده و از شرایط پیشرفت پروژه مطلع شوند. اگر مشکلی به وجود آماده باشد یا به تغییراتی نیاز باشد، در این جلسات سرپایی مطرح خواهد شد. همه اعضا موظف هستند کارهای خود را به طور خلاصه گزارش دهند. در واقع این جلسات، بیشتر با هدف اشتراکگذاری اطلاعات بین اعضای پروژه و آگاهی مدیر پروژه از روند کلی میباشد.
تابلوی مدیریت چابک
این تابلو به دنبال کردن روند انجام پروژه کمک میکند. تابلوی مدیریت چابک گاهی به شکل وایتبردی پر از یادداشت است و گاهی درون نرمافزار مدیریت پروژه خواهد بود.
بکلاگ (Backlog)
درخواستهای پروژهای که از طریق سیستم ورودیتان اضافه شده، به داستانهایی در بکلاگ مبدل میشوند. تیم شما طی جلسات برنامهریزی مدیریت چابک، امتیاز (Point) هر داستان را برآورد خواهد کرد. سپس داستانهای در بکلاگ طی برنامهریزی اسپرینت به اسپرینت در حال اجرا آورده میشوند تا انجام و تکمیل بشوند. مدیریت بکلاگ از مهمترین وظایف مدیران پروژه محسوب میشود.
نقشهای گوناگون در تیم مدیریت چابک
روشهای مختلف مدیریت چابک گاهی نقشهای گوناگونی را به وجود میآورد. البته همیشه وجود همه نقشها الزامی نیست اما مهمترین آنها در اینجا آورده شدهاند:
- اسکرام مستر (Scrum Master): کارشناس اسکرام از مسیر درست اسپرینتها و عدم توقف آنها اطمینان حاصل میکند و به حل مسائل و چالشهای هر اسپیرینت کمک خواهد کرد. آنان حامیان تیم هستند.
- صاحب محصول (Product owner): صاحب محصول به تعریف اهداف اسپرینت و مدیریت و اولویتبندی بکلاگ تیم میپردازد و صدای مشتری و هیئت مدیره است.
- اعضاء تیم: اعضاء تیم به انجام بخش عملی اسپرینت میپردازند. این تیمها که معمولاً بین سه تا هفت عضو دارند، تخصص و نقاط قوت مختلفی خواهند داشت.
- هیئت مدیره: مدیران شرکت باید از اهداف محصول و اسپرینت آگاه باشند. آنان طی اسپرینت روند کار را بازبینی و تایید کرده و بازخورد خود را بیان میکنند.
شش قدم در متودولوژی مدیریت چابک کدامند؟
توسعه و ارائه سریعتر محصول، هدف اصلی مدیریت چابک است. این بازه زمانی کوتاهتر به تیمهای پروژه کمک میکند تا پاسخگوی نیازهای مشتری باشند. همانطور که پیشتر گفتیم، شما میتوانید از چهارچوبهای مختلف مدیریت چابک استفاده کنید که اسکرام و کانبان (Kanban) از رایجترین آنها هستند. اما هر کدام از متودولوژیها فرآیند ثابتی دارند:
دوره ویدئویی آموزش سیستم کانبان (Kanban) در تولید ناب: اینجا را کلیک کنید (+).
برنامهریزی پروژه
تیم شما باید پیش از آغاز کار همانند انجام هر پروژه دیگری ،هدف نهایی، ارزش آن برای سازمان یا مشتری و چگونگی تحقق آن را درک کنند. شما میتوانید در این بخش، چشمانداز پروژه را تعیین کنید اما به یاد داشته باشید که دلیل استفاده از مدیریت چابک پروژه، پذیرفتن تغییرات است و چشمانداز پروژه باید منعطف باشد.
ایجاد نقشه راه محصول
نقشه راه همان خلاصهای از ویژگیهای محصول نهایی است که بخش مهمی محسوب میشود چون تیم شما طی اسپرینتها به ساختن این ویژگیها میپردازد. شما بکلاگ محصول نیز خواهید داشت که لیستی از همه ویژگیها و اهداف محصول نهایی است. وقتی شما بعدها در حال برنامهریزی اسپرینت بودید، تیمتان طبق این بکلاگ عمل خواهد کرد.
برنامهریزی انتشار محصول
تاریخ تست در مدیریت سنتی پروژه، پس از انجام کامل پروژه خواهد بود؛ اما پروژه شما درصورت استفاده از مدیریت چابک، از اسپرینتهای کوتاهتر استفاده خواهد کرد و در پایان هر اسپرینت، شاهد ویژگیهای محقق شده خواهیم بود. شما همچنین باید برای انتشار محصول در آینده برنامهریزی کرده و در ابتدای اسپرینتها برنامه انتشار را از نو بررسی و ارزیابی کنید.
برنامهریزی اسپرینت
مدیران شرکت باید پیش از آغاز اسپرینتها، جلسه برنامهریزی اسپرینت برگزار کنند تا وظیفه هر کدام از افراد طی اسپرینت و چگونگی تحقق آن وظیفه مشخص شده و حجم کار ارزیابی شود. تقسیم حجم کار بین اعضاء نیز حائز اهمیت است.
جلسات سرپایی روزانه
همانطور که گفته شد، شما با برگزاری جلسات کوتاه سرپایی روزانه به تیم خود در انجام وظایفشان طی اسپرینت و ارزیابی اعمال تغییرات کمک میکنید. اعضاء طی این جلسات به طور کوتاه درباره آنچه در روز قبلی انجام دادهاند و کار امروزشان صحبت می کنند. بهتر است این جلسات حدود 10 یا حداکثر 15 دقیقه باشند. توجه داشته باشید که هدف این جلسات، حل مشکل یا صحبت درباره موارد کلی نیست.
بازبینی و بازنگری اسپرینت
تیم شما پس از پایان هر اسپرینت دو جلسه برگزار میکند: نخست، جلسه بازبینی اسپرینت که طی آن محصول نهایی به مدیران نشان داده میشود. این امر به حفظ ارتباط با مدیران شرکت کمک خواهد کرد. جلسه حضوری یا ویدیویی جهت ایجاد ارتباط و بحث درباره مسائل پیش روی محصول کمک می کند.
دومین جلسه، جلسه بازنگری اسپرینت که طی آن با مدیران درباره نقاط قوت و ضعف اسپرینت و حجم کار و آنچه در اسپرینت انجام شده صحبت می شود. اگر به تازگی از مدیریت چابک پروژه استفاده میکنید نباید از این مرحله مهم چشمپوشی کنید. این بررسیها توان تیم شما را ارزیابی خواهد کرد.
روی آوردن از مدیریت سنتی پروژه به مدیریت پروژه چابک
آموزش اعضاء تیم درباره نقشهای جدیدشان، تعیین زمان برگزاری جلسات روزانه و چگونگی ورود آنها به دنیای متودولوژی چابک، از نخستین قدمهای روی آوردن به مدیریت چابک پروژه محسوب میشوند. سپس باید روند کار و موفقیت آنان در این فضای جدید را بررسی و پیگیری کنید. اگر اعضاء از سرعت و حجم کار رنج میبرند علت چیست؟ اگر اعضاء داستانها را بهروز نمیکنند آیا همه چیز بهطور شفاف تعریف شده است؟ پیگیری روند کار و موفقیت تیم در فضای جدید به اعضاء اطمینان میبخشد. به علاوه، مزایای استفاده از این سبک جدید مدیریت روشنسازی خواهد شد. همچنین، ارائه چهارچوبی جهت پرسیدن سوالات درست طی جلسات روزانه به تیم و اسکرام مسترها حائز اهمیت است. میتوان در آینده و حین بازبینی فرایندها به این سوالات ارجاع داد. این کار همچنین در شناسایی بخشهای نیازمند بهسازی و مطرح کردن سوالات جدید به اعضاء کمک میکند.
چرا به نرمافزار مدیریت چابک پروژه نیاز دارید؟
شما برای بهرهگیری از این سبک مدیریت به نرمافزار و ابزارهایی جهت پیگیری گردش کار، روند اسپرینت و منابع موجود نیاز دارید. این نرمافزارها به شما کمک میکند تا همه داستانهای کاربر را مشاهده کرده و آنها را به واحدهای کاربری خرد تبدیل کنید. حین انتخاب نرمافزار باید به این سوالات توجه داشت:
- آیا نرمافزار فعالیتی تکراری را خودکارسازی خواهد کرد؟
- آیا نرمافزار از قابلیتهایی مانند بکلاگ، اسپرینتهای زمانبندی شده و استوریبرد برخوردار است؟
- آیا نرمافزار به ردیابی زمان صرف شده توسط تیم کمک می کند؟
- آیا گزارشهایی دقیق و شفاف ارائه میدهد؟
- آیا تمام بخش های شرکت را در برمیگیرد؟
- آیا با دیگر سیستمها ادغام میشود؟
- آیا نرخ بازگشت سرمایه مناسبی را ایجاد میکند؟
همچنین باید طی پروسه تصمیمگیری خود، به نکات زیر توجه داشت:
- افزایش بهرهوری از طریق خودکارسازی فعالیتهای دستی تکراری
- افزایش همکاری و شفافسازی از طریق به روزرسانیهای مطالب توسط اعضا و داشبوردها
- از بین بردن چالشها از طریق نگاه به روند پروژه و منابع
- ارائه نگرشهای مبتنی بر داده جهت بهبود مداوم
به یاد داشته باشید که ما در مدیریت چابک به دنبال افزایش شفافسازی و رفع موانع هستیم. نرمافزارهای مدیریت پروژه به این امر کمک کرده و ابزارها و منابع مورد نیاز جهت سنجش و ارزیابی روند کار را در اختیارتان میگذارد تا با مشتریان و مدیران خود ارتباط بهتری داشته باشید و تیم خود را با شفافیت به سوی تحقق به موقع اهداف هدایت کنید.
زمان استفاده از مدیریت چابک پروژه فرا رسیده است.
آنچه در این مقاله گفته شد، حاصل نکات کلیدی چند مقاله مختلف بوده و اساسیترین و مهمترین بخشهای مدیریت چابک پروژه را شامل میشوند. این فرایندها، این نرمافزارها، ابزارها، نقشها و اصول به تیم شما در ورود به این دنیای جدید کمک میکند تا منعطف بوده و پذیرای تغییر باشید. مدیریت چابک مناسب همه افراد و گروهها نیست؛ اما تیمهایی که از آن درست استفاده میکنند از مزایای بیشمار آن بهرهمند شده و روند کار یکپارچه و نوآورانهای خواهند داشت.
اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزشها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد میشوند:
- مجموعه آموزش کسب و کار و استارت آپ
- آموزش راه اندازی کسب و کار نوپا (استارت آپ)
- آموزش مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
- آموزش محاسبه اندازه بازار (Market Size) برای استارت آپ ها و کارآفرینان
- آموزش بوم مدل کسب و کار
- آموزش استراتژی کسب و کار
- آموزش آشنایی با استارت آپ ها و محصول MVP