کسب و کارهای چابک یا اجایل، در هر اندازه و با هر تعداد کارمند که باشند، از 7 ویژگی و خصوصیت مشترک برخوردار هستند. ما در این مقاله از آکادمی کاپریلا می‌خواهیم در مورد خصوصیات سازمانهای چابک صحبت کنیم. اگر می‌خواهید بدانید که یک سازمان موفق چابک چه خصوصیات اصلی و اساسی دارد، مزایا و ریسک‌های این مدل مدیریت کسب و کار چیست و چگونه می‌توان سازمان خود را به یک سازمان چابک (Agile) تبدیل کرد، با ما تا انتهای این مقاله همراه باشید.
تحقیقات بررسی شرکت‌های مختلف نشان داده که سازمانهای چابک به طور مداوم هفت ویژگی تجاری دارند. این عوامل تجاری در حقیقت شبکه‌ای از تیم‌هاست که در چرخه یادگیری و تصمیم‌گیری سریع فعالیت میکند و یک هدف مشترک دارد که این هدف مشترک، برای همه ذینفعان ایجاد ارزش میکند. این علائم و ویژگی‌ها به شما نشان و آموزش می‌دهد که چگونه یک سازمان چابک ایجاد کنید. در ادامه به طور کامل به این ویژگی‌ها خواهیم پرداخت.
سازمان چابک به چه سازمانهایی گفته می‌شود؟
در یک تعریف ساده می‌توان گفت که چابکی سازمان، ویژگی‌ای است که به سازمانها این قدرت را می‌دهد که بتوانند با انعطاف‌پذیری و با سرعت، خود را با تغییرات بیرونی و داخلی تطبیق دهند. مفهوم چابکی کسب و کار در هر مشاغلی می‌تواند به شکل متفاوتی تعریف شود و مفهوم منحصر به فرد خود را داشته باشد. معنای چابکی در هر کسب و کاری با استفاده از خلاقیت و استفاده از فناوری، بسیار هیجان‌انگیز خواهد بود.
چابکی تجاری یا همان چابکی کسب و کار، اصول توسعه چابکی را برای کل سازمان در نظر می‌گیرد. بدین ترتیب این امکان را برای شرکت‌ها ایجاد میکند که بتوانند نسبت به تغییرات واکنش سریع نشان داده و خود را با آن وقف دهند و بدون افت کیفیت، هزینه‌ها را کم کنند. اصول چابکی بیشتر با استراتژی‌های کوتاه مدت در ارتباط است و این اصول را در کل سازمان توسعه می‌دهد. اجرای اصول چابک در سازمان، نیازمند یک تعهد جامع است و باید از تیم اجرایی شروع شده و تقویت شود تا بتواند در نهایت، در کل سازمان نفوذ نماید.
چابکی کسب و کار چه ارتباطی با مشتری‌مداری دارد؟
کسب و کارهای چابک ارتباط مستقیمی با مشتری‌مداری دارند، به گونه‌‌ای که مشتری‌مداری در قلب آنها جای گرفته است. یعنی یک کسب و کار چابک، سازمانی است که در اسرع وقت به نیازهای مشتریان پاسخ می‌دهد و با آنها همدلی میکند. همین امر باعث می‌شود که رفتار بهتری با مشتریانشان داشته باشند و بتوانند خود را برای آنها جذاب‌تر نشان دهند. مشاغل چابک قبل از اینکه بخواهند تجربه برتر و جدیدی را برای کاربران ایجاد کنند، در ابتدا کاستی‌ها و ایرادات سازمان و محصول را تشخیص می‌دهند.
مزیتهای کسب و کارهای چابک چیست؟
کسب و کارهای چابک با توجه به نوع ویژگی‌هایی که دارند، مزیتهای زیادی برای شرکت‌ها به همراه دارند که در ادامه، به آنها اشاره شده است:
- سازمانهای چابک می‌توانند به راحتی خود را با تغییرات بیرونی تطبیق دهند و از فرصت‌های ایجاد شده استفاده بهینه کنند و همچنین تهدیدهای به وجود آمده را به بهترین شکل مدیریت نمایند. در عین حال نیز مشتری‌محور باشند و در جهت رضایت مشتریان قدم بردارند.
- کسب و کارهای چابک استراتژی‌های بلندمدت خود را رها کرده و می‌توانند خیلی سریع‌تر از رقبا، خود را با شرایط سازگار کنند.
- ویژگی چابکی به سازمانها این امکان را می‌دهد که از فرصت‌های کوتاه مدت ایجاد شده استفاده کرده و برای بهره‌گیری از فرصت‌ها به نوعی یک قدم جلوتر از رقبا حرکت کنند.
- کسب و کارهای چابک می‌توانند به راحتی از اشتباهات خود درس گرفته و به سرعت آن را تشخیص داده و رفع نمایند. آنها می‌توانند در زمان کوتاه، مسیرهای خود را تنظیم کنند و نسبت به برنامه‌های تعیین شده متعهد باشند.
- کسب و کارهایی که چابکی را در استراتژی سازمانی خود قرار دادند، اعتماد به نفس بالایی برای پیش‌بینی اتفاقات غیر منتظره دارند و می‌توانند خود را با این اتفاقات به سرعت وقف می‌دهند. بدین شکل همگام با رقبا حرکت کرده و یا حتی از آنها پیشی بگیرند.
- سازمانهای چابک به دلیل همکاری چند منظوره، می‌تواند ارتباط متقابل را افزایش داده و در نتیجه آن، خلاقیت و حل مشکلات در سازمان را بهبود داده و تقویت کنند.
- چابکی یک مزیت رقابتی ایجاد میکند و این امکان را برای سازمانها فراهم میکند که نسبت به تغییرات بازار زودتر واکنش دهند و خود را با این تغییرات و اتفاقات غیر منتظره سازمانی بیشتر سازگار کنند. همین امر مهم‌ترین مزیت رقابتی است که سازمانهای چابکی را از سایر سازمانها متمایز میکند.
شیوع ویروس کرونا را می‌توان به عنوان یک رخداد خارج سازمانی نام برد که سازمانهای چابک بهتر توانستند با آن سازگار شوند و خود را با وجود این شرایط نیز زنده نگه دارند.
ریسک و معایب کسب و کارهای چابک چیست؟
سازمانهای چابک در کنار مزیت‌هایی که دارند، با خطرات و ریسک‌هایی نیز همراه هستند. از آنجا که راه‌حل‌های چابکی کسب و کارها بر پایه استراتژی‌های کوتاه مدت بنا شده‌اند، ممکن است که رقابت‌پذیری در طولانی مدت را قربانی کنند. همین امر، خود خطر را برای سازمانهایی ایجاد میکند که بر روی فناوری‌‌های جدید سرمایه‌گذاری کرده و به مدت زمان طولانی برای توسعه نیاز دارند.
عدم نوآوری، از دیگر معایب و خطرات کسب و کارهای چابک است، چون این امکان وجود دارد که بخشهای مختلف سازمان برای افزایش چابکی و سرعت، تلاش‌ها را کپی و و آن را به صورت چرخه‌ای تکرار نمایند. در سازمانهای بزرگ‌تر نیز این خطر بیشتر است، هر چقدر که سازمانی بزرگ‌تر باشد، اجرای چابکی کسب و کار به صورت موثر و مفید، سخت‌تر خواهد بود.
توهم چابکی کسب و کار در سازمانها
برخی از سازمانها فکر می‌کنند که در گروه کسب و کارهای چابک جای گرفته‌اند، در حالی که واقعا نمی‌توان آنها را کسب و کار چابک نامید. این دسته از سازمانها، ویژگی و روش‌های چابکی را فقط در خط توسعه محصول خود استفاده کرده‌اند. در حالی که این امر درست بوده و باعث می‌شود که این سازمانها در برابر تغییرات، انعطاف‌پذیرتر عمل کنند، اما باید بدانیم که این موضوع فقط در کوتاه مدت صدق میکند.
در برخی از سازمانها ممکن است که هر محصولی به طور جداگانه به وسیله اصول چابک اداره شود. اما در صورتی که تصمیم‌گیری از بالا به پایین را در بر نگیرد، نمی‌توان آن را سازمان چابک نامید. چنین سازمانی نمی‌تواند از تمام مزیتهای چابکی کسب و کار سود ببرد.
برای اینکه ویژگی چابکی در سطح یک سازمان پیاده‌سازی شود و بتوان آن را کسب و کار چابک نامید، باید تغییرات اساسی را در ساختار و نحوه عملکرد سازمان ایجاد کرد و این تغییرات همراه با یک تعهد در کل مجموعه باشد.
چابکی کسب و کارها نیازمند روان بودن نقش‌ها و مسئولیت‌‌ها است، زیرا در سازمان های چابک، منابع تاکتیکی و مهم برای بهره‌گیری از فرصت‌های فوری و رفع نیازها به کار گرفته می‌شود.
موفقیت کسب و کارهای چابک مستلزم چیست؟
پذیرش چابکی در تمام سطوح، از جمله مهم‌ترین ویژگی‌های سازمانهای چابک موفق است. در کسب و کارهای چابک، زمانی که یک بحران و یا یک فرصتی پیش می‌آید، افراد علاقه‌مند در سازمان با مهارت‌هایی که دارند، این چالش‌ها را جمع‌آوری و مدیریت می‌کنند و از فرصت‌های پیش آمده نیز بهره‌برداری می‌کنند. اما برای اینکه سازمان از این خودانگیختگی افراد علاقه‌مند حمایت کند، باید یک ساختار پایدار که پشتیبان این واکنش‌های سریع است، داشته باشد. این ساختار پایدار، موارد زیر را شامل می‌شود:
- رهبری و حاکمیت‌های سازمان همراه با فرایندها، برای بررسی تصمیمات، همچنین ایجاد و تجمیع برای پشتیبانی از کارکنان که اقدامات سریع را انجام می‌دهند.
- تعاملات مداوم و مرتب با مشتریان فعلی و پشتیبانی مداوم از محصولات قدیمی
تفویض اختیار و واگذار کردن کنترل‌ها توسط بسیاری از مدیران اجرایی نشده و یا به راحتی امکان‌پذیر نمی‌شود. از این رو ایجاد تعادل بین استقلال و نظارت می‌تواند یک چالش مداوم در کسب و کارهای چابک باشد. در چنین شرایطی ممکن است که مدیران بالایی به دلیل اینکه نمودار سازمان در حال خراب شدن است و کارمندان کم تجربه قادر به تصمیم‌گیری هستند، ناراحت باشند. موفقیت و تاثیرگذاری مثبت چابکی کسب و کارها در این است که این ویژگی، در تمام قسمت‌های سازمان از بودجه‌بندی تا بخش منابع انسانی نفوذ کند.
مدیریت محصول چه نقشی در سازمانهای چابک دارد؟
مدیریت محصول در جمع‌آوری و اجتماعی شدن اطلاعات نقش مهمی دارد. مدیریت محصول بر روی بازخورد مشتریان، داده‌هایی که از بازار گرفته شده است، انتشار جزئیات و نقشه راه تاثیر دارد و برای تقویت خودمختاری سازمان نیز موثر است.
مدیریت محصول برای دیگر بخشهای سازمان این امکان را فراهم میکند تا بتوانند تصمیمات آگاهانه‌ای بگیرند و استراتژی‌های کلی را درک کنند. اگر بخواهید برنامه‌ریزی را به تیم‌های خود-سازمان‌دهنده بسپارید، باید توجه داشته باشید که آنها از وجود اطلاعات آگاه باشند؛ یعنی آنها باید به داده‌ها و اطلاعات تخصصی مدیریت محصول دسترسی داشته باشند. از این‌رو مدیران محصول می‌توانند به عنوان یک مشاور عمل کنند و این اطلاعات را در اختیار بخشهای مختلف سازمان قرار دهند. همچنین مدیران محصول می‌توانند استراتژی‌های که قابلیت اجرایی شدن را دارد، ترسیم نمایند.
سرعت در مدیریت محصول، یک شمشیر دو لبه است که می‌تواند در عین دارا بودن مزیت، ریسک‌هایی را نیز به همراه داشته باشد. مدیران محصول به دنبال این هستند که خیلی سریع به بازخورد مشتریان و تغییرات بازار واکنش نشان دهند، اما در عین حال سرعت در وارد کردن محصولات و یا ویژگی‌های اشتباه به بازار، نه تنها هیچ کمکی به مدیران محصول نمی‌کند، بلکه نتایج منفی را نیز به همراه خواهد داشت.
مدیران محصول قبل از تبلیغ و یا وارد کردن محصولی به بازار، باید حتما تحقیق، آزمایش و اعتبارسنجی را سرلوحه کار خود قرار داده و از آن غافل نشوند. شاید این امر در ظاهر غیر ممکن به نظر برسد، اما تیم‌های محصول چندین گزینه محدود دارند که قبل از اجرایی کردن آنها، می‌خواهند مطمئن شوند که گزینه درستی را هدف قرار داده‌اند.
مدیریت محصول ممکن است که این درک را در سازمان ایجاد کند که اشتباه کردن ایرادی ندارد به شرطی که به سرعت تشخیص داده شود. در حالی که مدیران اطلاعات این را دوست دارند، اما همیشه از گزینههای آزمایشی که نقاط عطف قطعی را نشان نمی‌دهد، استقبال نمی‌کنند.
با بکارگیری و رعایت اصول چابک در سازمانها قبل از توسعه محصول و همچنین پس از فروش و عرضه محصول، مدیران محصول می‌توانند به انجام کارهای سریع و چابکی کسب و کار کمک کنند.
هفت روش تبدیل شدن به یک کسب و کار چابک (7 ویژگی سازمانهای چابک)
تا اینجا که با کسب و کارهای چابک و کاربرد و مزیتهای آن آشنا شدید، نوبت به آن می‌رسد که این خصوصیت را برای سازمان خود نیز به کار ببرید. برای ایجاد این ویژگی و تبدیل شدن به یک کسب و کار چابک، فقط کافیست که 7 مورد اشاره شده در این بخش را در سازمان خود اجرا کنید.
قانون 20-80 را در کسب و کار خود پیدا و اجرا کنید.
برای توسعه کسب و کار، گزینههای متعددی پیش روی مدیران قرار می‌گیرد که باید با توجه به منابع سازمان، در مورد آنها تصمیم‌گیری کنند. چابک بودن، موفقیت را بر اساس ارزشی که ایجاد می‌شود اندازه‌گیری میکند. ممکن است برای تصمیمی، منابع و زمان زیادی صرف شود و توسعه هم اتفاق بی‌افتد اما آنچه به دست آمده با آنچه هزینه شده تناسب ندارد.
کسب و کارهای چابک، کار خود را با قانون Pareto که به قانون 20-80 هم معروف است، اولویت‌بندی می‌کنند. این کسب و کارها باید 20% تلاش‌ها و منابع خود را صرف کارهایی کنند که 80% از درآمد و ارزش شرکت را ایجاد می‌کنند. برای پیدا کردن این 20 درصد، باید اهداف، نتایج، کارها، اولویت‌ها و … تحلیل شود تا در نهایت بتوان نقطه بهینه بین تلاش و نتیجه پیدا شود.
سازمانهای چابک بر روی اولویتهای کمتری تمرکز می‌کنند.
بسیاری از سازمانها، لیستی از اقدامات و اولویتهای انجام نشده دارند که مانند یک داستان بی‌پایان و بی‌انتها است. برای اینکه سازمان خود را به چابک‌تر شدن نزدیک کنید، باید اقدامات را به صورت هوشمندانه دسته‌بندی و اولویت‌بندی کرده و بر روی اولویتهای کمتری تمرکز نمایید.
یک رویکرد چابک در سازمانها، اولویت‌ها را کاهش داده و بر روی موارد کمتری تمرکز میکند. سپس با اجرا و تکمیل هر اولویت، به سراغ اولویتهای جدید رفته و آنها را به لیست اضافه میکند. این اولویت‌ها و رویدادهای جدید می‌تواند داخلی و یا خارجی باشد.
کسب و کارهای چابک، فرایندها را خودکار می‌کنند.
برای اینکه بتوانید به یک تجارت و سازمان چابک تبدیل شوید، باید حتماً با روش‌های ارتباطی ساده و بدون ابهام آشنا شوید.
بسیاری از سازمانهای چابک از داشبورد اطلاعاتی‌ای که دارند، برای ارائه کانال‌های ارتباطی سریع و بلادرنگ استفاده می‌کنند. بدین شکل به تیم‌های درون سازمانی امکان همکاری و درک آن چیزی که در جریان است را می‌دهند.
روش دیگر برای درگیر کردن تیم‌های شما و ایجاد ارتباط و انسجام بهتر بین آنها، این است که تیم‌های خود را به صورت روزانه گرد هم آورده و اطلاعات لازم را به آنها ارائه دهید. در این حالت از آنجا که جلسات روزانه برگزار شده، اطمینان پیدا خواهید کرد که اطلاعات به موقع به اشتراک گذاشته می‌شود. این کار همچنین نیاز به برگزاری جلسات ماهانه طولانی کسل‌کننده را از بین می‌‌برد.
با توانمندسازی تیم خود، کسب و کارتان را چابک کنید.
این را فراموش نکنید که سازمانتان تنها زمانی می‌تواند به صورت چابک فعالیت کند که فرهنگ سازمانی شما از آن حمایت کند. یعنی مجموعه تیم و کارمندان شما باید خودشان قدرت تصمیم‌گیری داشته باشند. اگر در سازمانتان، کارمندان برای هر تصمیم‌گیری نیاز به اجازه و یا ثبت نام دارند، دیگر کسب و کار شما یک مجموعه چابک نیست.
بزرگ فکر کنید، کوچک عمل کنید.
اجایل بودن به معنی ارزش‌سنجی و آزمایش راهکارها پیش از اجرای آنهاست. با داشتن بازخورد و درک اولیه از اطلاعاتی که منجر به توسعه کسب و کار خواهد شد، می‌توان مواردی را انتخاب کرد که نیازهای سازمان را پوشش می‌دهد؛ اما برای اجرای آن موارد می‌توان از اقدامات و اهداف کوچکتر استفاده کرد.
فرض کنید شرکتی تصمیم دارد که در بازار کل کشور را به دست بگیرد (فکر بزرگ)، این هدف را به اهداف کوچکتر تقسیم میکند و از استان تهران شروع کرده، به تدریج به استان‌های همجوار نفوذ میکند و این رویه را تا رسیدن به هدف بزرگ، ادامه می‌دهد.
مشاغل چابک برای رخدادهای غیر منتظره، برنامه‌ریزی می‌کنند.
هیچ کس نمی‌داند که چه اتفاقاتی در آینده رخ خواهد داد، اما کسب و کارهایی که از خصوصیت چابکی برخوردارند، انعطاف‌پذیری ایجاد کرده و برای چنین اتفاقاتی برنامه‌ریزی می‌کنند. آنها با ایجاد انعطاف‌پذیری در بودجه‌‌ها و برنامه‌ها، شانس بیشتری برای واکنش سریع به اتفاقات غیر منتظره دارند و می‌توانند با این اتفاقات راحت‌تر برخورد کنند.
فرهنگ انعطاف‌پذیری در سازمانها، این امکان را ایجاد میکند که آنها بتوانند بدون نیاز به جلسات متعدد و یا برنامه‌ریزی‌‌های مجدد، به رویدادهای غیر منتظره و ناگهانی، واکنش سریع و مناسب دهند.
ذهنیت چابک در تمام سطوح سازمان ایجاد می‌کنند.
ایجاد فرهنگ چابک در هر سازمانی نیازمند کار گروهی، اعتماد و نوآوری است. یعنی شما باید بتوانید کارکنان خود را درگیر تغییراتی کنید که می‌خواهید آن تغییرات را در سازمان انجام دهید. باید ایجاد تغییرات برای تبدیل شدن به یک سازمان چابک را برای همه کارکنان خود توجیه کنید. ممکن است برخی از اعضای تیم و کارکنان که به سبک کار سنتی عادت کرده‌اند، از ایجاد تغییر برای تبدیل شدن به کسب و کار چابک، استقبال نکنند و به نوعی ناراحت شوند. این امر طبیعی است و نباید شما را ناامید کند.
اگر در اجرای چابکی در کسب و کار خود و ایجاد فرهنگ آن در میان اعضای تیم خود مشکل دارید، نگران نباشید و بدانید که در نهایت با اجرای چابکی، می‌توانید تعامل کارکنان خود را بهبود دهید. این را فراموش نکنید که هدف‌های روشن و استقلال کارکنان، اصول اولیه یک کسب و کار چابک است که منجر به بهبود ارتباطات با کارکنان و مشارکت بهتر آنها می‌شود.
جمع‌بندی مقاله
در دنیای امروز، اتفاقات غیر قابل پیش‌بینی و غیر منتظره به یک چالش برای تمامی سازمانها تبدیل شده است. بنابراین رویکرد چابکی برای هر کسب و کاری در هر اندازه‌ای و با هر نوع فعالیتی، می‌تواند بسیار مفید باشد. کسب و کارهای چابک که رویکرد چابکی در تمام بخش‌ها و سطوح سازمانی آنها، نفوذ کرده است، به راحتی و سریع‌تر می‌توانند نسبت به اتفاقات غیر منتظره مناسب‌ترین پاسخ را دهند.
بکارگیری تدریجی تکنیک‌های چابکی که در این مقاله به آنها اشاره کردیم، می‌تواند به مجموعه تجاری شما کمک زیادی کرده و سازگاری آن را با اتفاقات افزایش داده و تکیه بر رویکردهای تجاری سنتی کندتر را کاهش دهد.
اگر این مطلب برای شما مفید بوده است، آموزش‌ها و مطالب زیر نیز به شما پیشنهاد می‌شوند:
- مجموعه آموزش کسب و کار و استارت آپ
- آموزش راه اندازی کسب و کار نوپا (استارت آپ)
- آموزش مدیریت فرایند کسب و کار (BPM)
- آموزش بوم مدل کسب و کار
- آموزش محاسبه اندازه بازار (Market Size) برای استارت آپ ها و کارآفرینان
- آموزش استراتژی کسب و کار
- آموزش طراحی ارزش پیشنهادی در مدل کسب و کار
- آموزش آشنایی با استارت آپ ها و محصول MVP
- آموزش تجاری سازی تکنولوژی
- آموزش هوشمندی کسب و کار
